De 5 vergaderdoelen

Iedereen heeft wel eens deelgenomen aan een vergadering. Vergaderingen vinden namelijk plaats om allerlei uiteenlopende redenen, op verschillende plekken. Zo kun je bijvoorbeeld deelnemen aan een vergadering op je werk, maar ook bij je sportclub of samen met andere ouders in een ouderraad.

Waarom vergader je?

In een bedrijf of organisatie wordt er vaak vergaderd. Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer? Een vergadering is erg handig voor bijvoorbeeld het:

• Ontwikkelen van een idee
• Maken van plannen
• Oplossen van een probleem
• Nemen van een beslissing
• Creëren van draagvlak voor een plan

De meest voorkomende doelen

Tijdens een vergadering kunnen er meerdere onderwerpen aan bod komen. Deze onderwerpen worden ook wel agendapunten genoemd. Per agendapunt kan er een ander doel zijn dat er met dat specifieke agendapunt bereikt moet worden. De meest voorkomende doelen die een agendapunt kan hebben zijn:

1. Informeren – je wilt kennis overdragen
2. Inventariseren – je wilt verkennen welke meningen en ideeën er zijn over een bepaald thema
3. Brainstormen – je wilt ideeën verzamelen voor een dilemma of vraagstuk
4. Discussiëren – je wilt weten hoe men staat tegenover een voorgenomen besluit of probleem
5. Beslissen – je wilt knopen doorhakken

1. Informeren

Agendapunten met als doel ‘informeren’ zijn vaak erg to the point en vrij formeel van aard. Meestal is alleen de voorzitter of agendapunt-eigenaar aan het woord. Hij of zij geeft feitelijke informatie aan de andere deelnemers. Je kunt informatie delen door simpelweg je verhaal te vertellen terwijl je aan tafel blijft zitten, maar het werkt beter als je het even voorbereidt en wellicht je verhaal aankleedt met leuke voorbeelden en visuele ondersteuning. Let op dat er bij een agendapunt om te informeren dus geen ruimte is voor discussie en maak dat ook duidelijk in je aankondiging.

2.  Inventariseren

Bij het bespreken van agendapunten met als doel ‘inventariseren’ wordt er vaak een specifiek probleem verkend. Er wordt gevraagd naar de mening en visie van de deelnemers. Bijvoorbeeld:

• Mening over huidig beleid
• Blinde vlekken signaleren binnen een project
• Suggesties voor veranderingen

Zonder twijfel zal de persoon die vaak het woord neemt ook hierbij meteen zijn mening geven en daarmee invloed hebben op de rest. Let daarom op dat je een werkvorm kiest die helpt om het gedrag dat je nodig hebt stimuleert. Wil je dat iedereen zijn mening geeft en dat deelnemers hun inbreng niet meteen laten beïnvloeden door andere meningen? Kies er dan bijvoorbeeld voor om iedereen eerst individueel te laten nadenken en hun visie op te laten schrijven. Vraag vervolgens alle deelnemers om voor te lezen wat ze opgeschreven hebben. Zo weet je zeker dat je ieders visie en mening gehoord hebt.

3. Brainstormen

Het doel van je agendapunt is ‘brainstormen’ wanneer je op zoek bent naar vernieuwende ideeën. Je wilt dus graag dat iedereen meedoet en zijn gedachten deelt. Ook wil je de ‘ja-maars’ op afstand houden: geen idee is te gek.

Een veelvoorkomend probleem bij brainstormen is dat we zo vastzitten aan één denkrichting, belang of perspectief dat het de vrije denkstand belemmert. Automatisch brainstormen we dus vanuit ons eigen perspectief. Onderstaand stappenplan helpt om losser na te denken:

Stap 1: Formuleer een vraag
Waar wil je ideeën of oplossingen voor? Stel een vraag op en toets deze een aantal keer.

Stap 2: Bedenk perspectieven
Welke actoren zijn er betrokken bij de situatie of het probleem? Bijvoorbeeld: werklozen, managers, tandartsen, alleenstaanden, tienermoeders.

Stap 3: Bepaal kenmerken
Kies de perspectieven en verdeel ze over de groepsleden. Laat eerst kenmerken van het eigen perspectief bedenken en leef je in de rol in.

Stap 4: Brainstorm vanuit het perspectief
Start met verzamelen van ideeën.

Meer werkvormen om je brainstorm effectief te maken vind je hier.

4. Discussiëren

Bij agendapunten met als doel ‘discussiëren’ wordt er vaak een probleem voorgelegd aan de deelnemers. De deelnemers worden geselecteerd op hun expertise of betrokkenheid bij het onderwerp. Zij gaan in gesprek om tot een zo volledig mogelijke oplossing te komen, of in ieder geval een stap verder te komen in de discussie.

Ook bij het doel ‘discussiëren’ is het weer belangrijk een goede werkvorm te kiezen. Je wilt voorkomen dat de discussie alle kanten opgaat en uiteindelijk niets vruchtbaars oplevert. Handige tips en uitleg over hoe je logisch en gestructureerd discussie voert vind je hier.

5. Beslissen

Agendapunten met als doel ‘beslissen’ gaan uiteraard over knopen doorhakken, maar zijn vaak ook bedoeld om ervoor te zorgen dat iedereen zich heeft kunnen uitspreken over het besluit. Door namelijk ook goed te luisteren naar mensen die er anders over denken of niet altijd het hoogste woord voeren voorkom je dat hun kennis of inbreng verloren gaat.

Een simpele en effectieve manier om te beslissen is bijvoorbeeld door te stemmen. Op deze manier kun je snel inventariseren hoe een groep ergens in staat. Door het zetten van streepjes, plakken van stickers, het stemmen met kaarten of een stemkastje kan zelfs bij een grote groep snel inzichtelijk worden gemaakt hoe mensen ergens over denken. Bepaal bij stemmen altijd vooraf wanneer een voorstel goedgekeurd wordt, de helft plus één of bijvoorbeeld pas bij twee derde meerderheid?

Afwisseling

Om je vergadering zo actief en effectief mogelijk te houden, is het belangrijk om een goede afwisseling te hebben tussen verschillende agendapunt-doelen. Zorg, indien mogelijk, voor een mix tussen werkvormen waarbij je moet luisteren en praten of juist moet beslissen en doen.