• Hoge klanttevredenheid, 9
  • Praktijkgericht & Persoonlijk
  • Ervaren & Enthousiaste trainers

8 tips om jouw vergaderingen beter te organiseren

Het is gemakkelijk om kritiek te leveren op vergaderingen die door iemand anders worden geleid – maar zijn jouw eigen vergaderingen productiever en beter? Deze tips zorgen ervoor dat jouw collega’s niet verafschuwd opkijken elke keer dat jij een vergaderverzoek inschiet.

1. Weet waarom je een vergadering plant
We accepteren dat vergaderen nu eenmaal een ritueel is binnen de moderne bedrijfsvoering. Echter zijn niet alle rituelen van evenveel waarde. Er zijn zelfs rituelen in de bedrijfsvoering die niet verder gaan dan het verslinden van papier en tijd. Laat jouw vergadering niet een doelloos papier en tijd verslindend ritueel worden. Formuleer, voordat je een vergaderverzoek verstuurt, in vijf minuten de reden waarom anderen tijd in jouw vergadering moeten investeren. Schrijf het op en leg het aan de kant. Pak het er na een uur nog eens bij; is het nog steeds een goede reden, verstuur dan de uitnodiging.

2. Weet wat je doel is
Vergaderingen houden mensen van hun dagelijkse taken af en zetten ze in een afgesloten omgeving, open voor input. Jouw input. Als voorzitter heb jij ieders aandacht. Het is aan jouw om die aandacht verstandig te gebruiken. Op het moment dat je het verspilt, stopt de productiviteit van je vergadering. Verspil niemands tijd. Besteed van te voren vijf minuten aan het beantwoorden van de volgende vraag: ‘Wat verwacht ik dat de aanwezigen aan het einde van deze vergadering gaan DOEN.’ Gebruik maximaal tien woorden voor je antwoord. Weten wat je van anderen wilt, maakt het veel gemakkelijker om dat ook te verkrijgen.

3. Geen vergadering wanneer een gesprek eigenlijk volstaat
ICT geeft ons de mogelijkheid om alles en iedereen uit te nodigen voor een vergadering. Echter dat de mogelijkheid er is, betekent niet dat je er gebruik van moet maken. Wanneer je maar twee mensen dient te spreken, ga dan gewoon naar hun kantoor toe voor een gesprek. Het verbruikt minder tijd, je wisselt meer informatie uit en het geeft je het persoonlijke contact terug waarvan iedereen zegt dat het verdwenen is uit moderne bedrijfsvoering. Mocht de noodzaak zo groot worden, kun je de personen altijd nog mailen terwijl je in iemand anders vergadering zit.

4. Hou de focus vast
Elke vergadering is er wel iemand die de discussie doet afdwalen met interessante subonderwerpen. Soms hebben deze subonderwerpen directe invloed op het punt ter discussie. Vaker hebben deze subonderwerpen nauwelijks raakvlakken met het discussiepunt. In beide gevallen leiden ze af van het echte doel van de discussie. Laat dit niet toe in jouw vergadering. Stop discussies over subonderwerpen wanneer ze starten. Kap personen af die willen praten over gerelateerde punten. Ontwikkel en onderhoud de reputatie van een duidelijke, georganiseerde voorzitter, zodat mensen tijdens de vergadering weten wat er van ze verwacht wordt.

5. Stem aan het einde af wie welke actie gaat ondernemen
De vergadering eindigt, iemand ruimt de ruimte op.. en dan? Begin met het toewijzen van acties vanaf het eerste moment dat er een consensus is. Soms hebben aanwezigen een actiepunt al toegezegd, soms zal je een actiepunt aan iemand moeten toewijzen. Zorg er in beide gevallen voor dat je mondelinge toezegging hebt, dat de aanwezigen hun actiepunt begrijpen. Actiepunten spreken luider dan woorden wanneer het aankomt op het einde van de vergadering.

6. Maak zelf de actielijst
Bijna alle voorzitters hebben iets tegen zelf de actielijst opstellen na de vergadering. ‘Het is secretaressewerk..’ of ‘Het is te veel gedoe..’, zeggen ze. Echter, de actielijst wordt het permanente bewijs van wat er is besproken en afgestemd. Maak de actielijst en verstuur hem zelf aan de aanwezigen. Zorg ervoor dat de actiepunten kort en bondig zijn beschreven, wie ze oppakt en het termijn waarop ze moeten zijn opgepakt.

7. Check overeenstemmingen
Als de kracht van een vergadering ligt in actiepunten, dan ligt het lange termijn effect van vergaderingen in de overeenstemmingen die bereikt worden tijdens het discussiëren. Deze overeenstemmingen beïnvloeden zowel de actiepunten als de toekomstige interacties tussen de aanwezigen. Neem een minuutje aan het einde om samen te vatten waarover jullie het eens zijn geworden en zet deze kort uiteen onder de actielijst die je gaat opstellen. Dit geeft je de mogelijkheid om goed na te gaan of je echt overeenstemming hebt en de aanwezigen inderdaad een consensus hebben bereikt.

8. Kom terug op actiepunten en overeenstemmingen
Over het algemeen onthouden mensen beter wanneer ze zijn gekwetst, geïrriteerd en gefrustreerd, dan wat er bereikt is met de vergadering. Als voorzitters houden we deze negatieve gevoelens in stand door er niet nog even een op een op terug te komen na de vergadering. Spendeer een paar minuutjes met elke aanwezige nadat je de actiepunten hebt verstuurd. Beantwoord vragen die ze hebben. Deze persoonlijke interactie lijkt wellicht overbodig, maar het maakt een enorm verschil in hoe mensen reageren wanneer je ze weer uitnodigt voor een vergadering. Niets kan goede manieren vervangen.

Het opvolgen van deze tips zorgt ervoor dat je een effectievere, efficiëntere en prettigere vergadering neerzet, succes!

Menu