• Hoge klanttevredenheid, 9+
  • CRKBO Erkend
  • Ervaren trainers

Discussies die niet afdwalen

Vergaderen kan altijd efficiënter. Er kan bijvoorbeeld beter nagedacht worden over het precieze doel van een agendapunt, de werkvorm kan krachtiger, en de vooraf toegestuurde agenda kan bijna altijd duidelijker. Maar, het onderdeel dat ik in vergaderingen altijd wel een keer zie ontsporen is de discussie. Nog te vaak zie ik discussies waarin vooral langs elkaar heen gepraat wordt. Waarin te veel wordt gefocust op details. En waar geen einde aan lijkt te komen.

Bij een klant ontstond laatst de volgende discussie:

‘Ons kantoor is écht te klein.’

‘Ik weet toevallig een heel mooi kantoor in Haarlem. Is net beschikbaar gekomen en echt heel ruim!’

‘Ja, maar… Háárlem? Dan moet ik dertig minuten in de trein. En met mij tien anderen trouwens.’

‘Nou, dertig minuten valt toch ook wel weer mee? Je kunt ook fietsen hoor.’

‘Mja, maar het is wel duur, zo’n treinabonnement. Altijd druk in de spitsuren. Als we gaan verhuizen naar Haarlem gaan we zeker mensen kwijtraken.’

‘Nee joh, die raken we echt niet kwijt. We zorgen er gewoon voor dat iedereen flexibele werktijden heeft. Kun je lekker buiten de spits reizen en thuiswerken wanneer het je uitkomt.’

‘Nou gezellig, dan zien we elkaar dus nooit meer.’

‘Jawel, jawel.. laten we afspreken dat vrijdag dan wél voor iedereen een vaste kantoordag is.’

‘Maar ik werk niet op vrijdag!’

Standaard discussiepunten

Bovenstaande discussie begint met de opmerking over een te klein kantoor. Het eindigt bij het wel of niet toestaan van flexibel werken op vrijdag. Hoe kan dit?

Om deze vraag te beantwoorden, is het handig om het model van de standaardgeschilpunten te gebruiken. Dit model maakt inzichtelijk welke discussiepunten er (in een vergadering) vaak naar voren komen, en in welke volgorde je deze punten het beste kunt bespreken. De vier discussiepunten zijn:

 

1: Is er een probleem?

  • Is dit probleem ernstig?
  • Is dit probleem structureel?

2: Wat is de oorzaak van dit probleem?

  • Is dit probleem inherent aan het huidige beleid?

3: Wat is de oplossing voor dit probleem?

  • Is de oplossing doeltreffend?
  • Is de oplossing haalbaar?

4: Wat zijn de nadelen en bijkomende voordelen van de oplossing?

Om effectief te discussiëren, is het van belang om ook écht te beginnen bij discussiepunt 1. Pas als deze vraag beantwoord is, ga je verder naar discussiepunt 2. Blijkt bij het bespreken van punt 1 dat er überhaupt geen probleem is? Dan is discussiëren overbodig.

Wat gaat er fout?

In het eerdergenoemde voorbeeld kon dit beter. Er werd namelijk al gediscussieerd over de nadelige gevolgen (Haarlem is te ver, reizen is duur, we raken mensen kwijt) van de oplossing (een nieuw kantoor in Haarlem), terwijl er nog niet besproken was of het probleem (het kantoor is te klein) ernstig en structureel was. Was er eigenlijk wel een probleem?

Het is belangrijk om zo lang mogelijk op de bovenste niveaus te blijven discussiëren. Mensen zijn namelijk geneigd om direct de negatieve gevolgen (niveau 4) van een mogelijke oplossing (niveau 3) te bespreken. Ook in het voorbeeld is dit zo. Was het überhaupt wel een probleem dat het kantoor te klein is? Vindt iedereen dit een probleem? En hoe ernstig is dit probleem eigenlijk?

Vervolgens moet worden gekeken naar niveau 2: de oorzaken van dit probleem. Is het kantoor misschien niet gewoon onhandig ingericht, waardoor veel ruimte verloren gaat? In het voorbeeld werden deze stappen overgeslagen. Er werd al gediscussieerd op het vierde niveau, terwijl nog niet eens duidelijk was of het probleem überhaupt bestond en wat de oorzaken hiervan waren. Dit is natuurlijk zonde van ieders tijd en energie.

Een volledige analyse van de discussie vind je hier

Efficiënt discussiëren

Om efficiënt te discussiëren is het dus van belang dat zowel de voorzitter als de deelnemers bekend zijn met het model van de standaardgeschilpunten. Probeer tijdens het vergaderen zo lang mogelijk op de bovenste niveaus te blijven praten, en zorg ervoor dat iedereen ook daadwerkelijk over hetzelfde punt discussieert. Stuur direct bij als iemand het niveau waarop je wilt discussiëren verlaat. Krijg je uiteindelijk de indruk dat er genoeg besproken is op het huidige niveau? Bepaal dan (eventueel gezamenlijk) of het voor iedereen oké is om door te gaan naar de volgende stap.

Ontstaat er tijdens de volgende meeting uit het niets een discussie? Vraag jezelf dan als eerste af: ís er eigenlijk een probleem?

Menu