Een vergaderagenda opstellen

Op deze pagina leggen we je uit hoe je een vergaderagenda opstelt. Dit is belangrijk tijdens het plannen van een vergadering en zal je helpen om effectiever en productiever te vergaderen.

Wat is een vergaderagenda?

Op de vergaderagenda staan de items waarover tijdens de vergadering zal worden gesproken. De agenda bevat ook:

• Het doel van de vergadering
• De volgorde waarin de items aan bod zullen komen

De agenda is een hulpmiddel voor de aanwezigen en heeft een aantal belangrijke functies:

• Het helpt mensen te beslissen of het wel of niet nodig is dat zij de vergadering bijwonen. Ook kunnen zij aan de hand van de lijst van onderwerpen beslissen of het nodig is om bijvoorbeeld een discussie voor te bereiden.
• Het helpt de deelnemers om zich voor te bereiden op de vergadering. Aan de hand van de topiclijst kunnen zij bepalen welke onderwerpen voor hen belangrijk zijn en welke vragen zij vooraf hebben.
• Het brengt structuur in de vergadering. Mocht er afgeweken worden van de topiclijst, dan kun je verwijzen naar de vooraf bepaalde gespreksonderwerpen. Ook een tijdsschema kan hierbij van pas komen.
• Het is een middel om achteraf te kunnen bepalen of de vergadering succesvol is geweest. Is het doel van de vergadering bereikt? Zijn alle onderwerpen aan bod gekomen? Of zal er een vervolg moeten worden gepland?

Hoe stel je een vergaderagenda op?

Er zijn zes elementen die je sowieso moet opnemen in de vergaderagenda:

1. Logistiek

Hiermee bedoelen we de datum, het tijdstip, de locatie, het onderwerp en de lijst met deelnemerslijst.

2. Doel

Het doel van de vergadering en achtergrondinformatie. Zoals bijvoorbeeld een korte samenvatting van wat er eerder besproken is over dit onderwerp.

3. Huishoudelijke mededelingen

Denk hierbij aan een welkomstwoord, een inleiding en het nalopen van de deelnemerslijst.

4. Onderwerpen

Zorg dat je in een de vergaderagenda altijd kort de onderwerpen beschrijft die aan bod zullen komen. Dit kun je aanvullen met nummering, een officiële titel en persoon aan wie dit onderwerp is toegewezen.

5. Overige zaken

De meeste vergaderingen eindigen met overige zaken. Dit geeft de aanwezigen de kans om los van de agenda nog kort een onbesproken onderwerp aan te kaarten.

6. Afsluiting

De voorzitter geeft een opsomming van de vergadering en de datum, tijd en locatie van de volgende bijeenkomst.

Op naar productievere vergaderingen!

Een goede vergaderagenda zorgt ervoor dat de discussie gaande blijft, maar dat er wel structuur in zit. Zodat het vergaderdoel wordt bereikt en dat de deelnemers het gevoel hebben dat hun tijd nuttig is besteed. Door effectief met tijd om te gaan laat je de deelnemers ook zien dat je beseft dat hun tijd kostbaar is. Hierdoor zullen zij in de toekomst eerder geneigd zijn om nog eens een vergadering bij te wonen.