• Hoge klanttevredenheid, 9+
  • CRKBO Erkend
  • Ervaren trainers

Effectief vergaderen? Houd rekening met de 3 vergaderniveaus

Dit artikel van Laurens verscheen ook op Intermediair.

In een eerder artikel leg ik uit hoe belangrijk het is om per agendapunt te bepalen wat het doel is. Je van tevoren afvragen waarom je een agendapunt bespreekt doet namelijk wonderen voor de effectiviteit van een vergadering. Maar, hoe vaak vraag jij je eigenlijk af waarom je vergadert met deze groep mensen? Waarom zit je – elke week of maand – met deze specifieke groep collega’s bij elkaar? En misschien nog wel het belangrijkste: draagt deze samenstelling eigenlijk bij aan de effectiviteit van de vergadering?

Wat gaat er fout?

Afgelopen week ontstond bij een klant de volgende discussie:

‘Om verder te kunnen groeien, moet 40% van ons marktaandeel voor eind 2025 in Friesland liggen’.

‘Oké, dan moeten we dus de focus van de marketingcampagne verschuiven van Drenthe naar Friesland’.

‘Maar, het magazijn van onze winkels in Heerenveen en Sneek zitten al aan hun maximale capaciteit. We kunnen onze vestiging daar niet nog regelmatiger bevoorraden’.

‘Kunnen we in Heereveen niet verhuizen naar het industrieterrein? De huur is daar ook aanzienlijk minder’.’

‘Maar hoe gaan we nieuw personeel vinden dat óók nog eens op een industrieterrein wil werken?’.

Bovenstaand gesprek is een goed voorbeeld van een meeting waarbij collega’s uit verschillende lagen van een bedrijf aan tafel zitten. De discussie begint met een opmerking over een langetermijnvisie, maar verzandt al snel in een vraagstuk op een ander, veel praktischer niveau. Voor je het weet is collega X al aan het bedenken hoe je een werkplek op een industrieterrein aantrekkelijk maakt, terwijl collega Y alleen de nieuwe koers van het bedrijf wilde toelichten. Hoe voorkom je nu dat er geen duidelijke focus is tijdens een vergadering?

Vergaderniveaus

Om een duidelijke focus te hebben – en dus efficiënt te vergaderen – is het belangrijk om te weten dat er 3 vergaderniveaus zijn: strategisch, tactisch en operationeel.

Strategische vergaderingen zijn gericht op de lange termijn. In dit overleg gaat het vooral om visie en identiteit. Waar moet het bedrijf over 2 jaar staan? Hoeveel procent van de markt wil je in handen hebben? Waar liggen kansen en waar bevindt de concurrentie zich?

Tactische vergaderingen richten zich op de middellange termijn. Met de visie van het strategische plan in de hand, bepaal je in dit overleg vooral hoe je deze visie waar gaat maken. Welk beleid is er nodig om je plan uit te voeren? Hoe gaan we dit nieuwe beleid monitoren? En wie zijn er verantwoordelijk voor de nieuwe processen?

Ten slotte is er het operationele overleg, gericht op de korte termijn. In dit overleg bepaal je wat er praktisch nodig is om de visie waar te maken. Deze meeting is gericht op alles wat er écht gebeurt op de werkvloer en in de praktijk. Het operationele overleg is bij uitstek de plek waar kleinere onderwerpen aan bod komen en ‘brandjes geblust’ worden.

Relatie tussen de niveaus

Bij de drie vergaderniveaus is het geen kwestie van ‘belangrijk’ of ‘minder belangrijk’, maar gaat het er vooral om dat je met de juiste groep mensen kunt focussen op het juiste onderwerp. Geen afdwaling naar irrelevante zaken dus, maar met een groep experts waardevolle en doelgerichte gesprekken voeren. Volledig in een onderwerp kunnen duiken maakt een vergadering efficiënt en enorm waardevol.

Hoewel de niveaus los van elkaar besproken moeten worden, zijn ze pas écht effectief als ze wel met elkaar in harmonie zijn. Om bijvoorbeeld tijdens een operationeel overleg te bepalen wat er in de winkel moet gebeuren, moet het wel duidelijk zijn welk beleid er uitgevoerd moet worden. Andersom is het voor de collega’s die deelnemen aan een tactisch of strategisch overleg ook nuttig om te weten dat bepaalde dingen in de praktijk bijvoorbeeld écht niet mogelijk zijn. Maak er – tegen het einde van de vergadering – dan ook een vast agendapunt van om te bepalen welke informatie een ander niveau nodig heeft. Welke punten die jullie net hebben besproken moet je uitwisselen?

Ga voor focus

Om effectief te vergaderen is het dus belangrijk om vooraf te bepalen op welk niveau het gesprek gevoerd wordt. Waarover wil je het hebben en wie heb je daarbij nodig? Zorg ervoor dat het niveau en het doel van de vergadering voor iedereen duidelijk is. Stuur er als voorzitter scherp op dat de gesprekken doelgericht zijn en op het juiste niveau blijven.

Waarom én met wie zit jij volgende week weer rond de vergadertafel?

Menu