Goed voorbereid de vergadering in: 3 onmisbare stappen

Dit artikel van Laurens verscheen ook op Intermediair.

Ik zie het ontzettend vaak: vergaderingen die uitlopen, deelnemers die discussiëren over onbelangrijke details, knopen die niet worden doorgehakt en een voorzitter die niet ingrijpt. Al deze ergernissen lijken te ontstaan tijdens een vergadering. Maar eigenlijk zijn ze het resultaat van iets wat al eerder in het proces mis is gegaan. Namelijk: het gebrek aan voorbereiding.

Om effectief te vergaderen, is het belangrijk om voorafgaand aan een vergadering goede voorbereidingen te treffen. Zonder voorbereiding – voor zowel deelnemers als voorzitters – mist een meeting een duidelijk doel en kader. Dit leidt ertoe dat deelnemers zich niet doelgericht kunnen opstellen en dat voorzitters niet kunnen ingrijpen, omdat ze geen kader hebben om zich aan vast te houden. Waar moet je in het proces voorafgaand aan een vergadering allemaal rekening mee houden?

1. De actielijst

Een eerste stap in het voorbereiden van de vergadering is het nalopen van de actielijst van de vorige meeting. Zorg dat je voorafgaand aan de vergadering op de hoogte bent van de status van de acties. Staan er nog acties open? Zijn er deadlines verstreken? Is het nodig ergens een update over te geven? Idealiter informeren de actiehouders de voorzitter zelf over de status van hun actie. Probeer hier dan ook een vaste routine van te maken. Spreek actiehouders erop aan als ze niet uit zichzelf een update aan de voorzitter geven.

Bij klanten zie ik soms lijsten met wel twintig (openstaande) acties, die de voorzitter tijdens de vergadering één voor één bespreekt. ‘Oh ja! Waar ging dat ook alweer over?’ hoor ik vaak. Zonde van de tijd natuurlijk. Voorkom dit door vooraf te bepalen welke actiepunten besproken worden. Blijkt het nodig om de groep een update te geven over een actie? Zorg er dan voor dat de actiehouder dit zelf als nieuw agendapunt bij de voorzitter indient.

2. De agendapunten

Om een agendapunt in te dienen, moet het voor deelnemers natuurlijk wel duidelijk zijn hoe en wanneer ze dit moeten doen. Bij sommige bedrijven worden agendapunten doorgemaild in twee zinnen, via een kladje op het bureau ingediend of tussen neus en lippen door op de gang besproken. Dit schiet natuurlijk niet op. Een tweede stap in het voorbereiden van de agenda is dan ook om agendapunten te laten indienen volgens een vast format. Spreek ook een duidelijke deadline af over het indienen van het agendapunt.

Een format voor het indienen van een agendapunt dwingt deelnemers om na te denken over hun bijdrage. Waarom willen zij dit punt bespreken? Hoe gaan ze dit doel bereiken? En welke voorbereiding verwachten ze van hun collega’s?

Hoe kinderachtig het soms ook voelt, het is belangrijk om streng te zijn over deze afspraken. Gebruikt een deelnemer het agendaformat niet? Zet het punt dan niet op de agenda. Wordt een belangrijk agendapunt pas de avond van tevoren aangeleverd? Bespreek het dan niet.

3. De agenda

Nadat alle agendapunten zijn ingediend, is het voor de voorzitter tijd om de agenda op te stellen. Bepaal wat belangrijk is om tijdens deze meeting te bespreken en welke punten misschien nog wel even kunnen wachten. Zorg ook voor een goede afwisseling tussen onderwerpen en werkvormen. Van drie brainstorms of twee discussies na elkaar wordt niemand blij.

Houd ook voor het toesturen van de agenda een strakke deadline aan. Deelnemers moeten namelijk genoeg tijd hebben om voor te kunnen bereiden wat er eventueel van ze gevraagd wordt.

Ingrijpen

Door bovenstaande drie punten mee te nemen in de voorbereiding, is het voor zowel de deelnemers als de voorzitter duidelijk wat er tijdens de meeting wordt besproken én met welk doel. Dit biedt houvast. Is het doel van een agendapunt bijvoorbeeld informeren en ontstaat er toch een discussie, dan is het voor iedereen helder als de voorzitter ingrijpt. Is het onrustig omdat een belangrijk – maar te laat ingediend – punt niet besproken wordt? Ook dan kun je terugvallen op de voorbereiding en de gemaakte afspraken.

Wil je dus nóg effectiever vergaderen? Bereid van tevoren dan altijd de actielijst, de agendapunten en de agenda voor. Pas als je goed voorbereid bent, kan de vergadering écht beginnen.