Met deze tips gaat je (online) vergadering wél goed

Dit artikel van Laurens verscheen ook op Intermediair.

‘Maandag vergaderen we voor het eerst online, waar moet ik op letten?’ Deze vraag krijg ik de laatste tijd natuurlijk ontzettend veel. Online vergaderen klinkt voor veel mensen nog altijd ingewikkeld, alsof het een totaal andere tak van sport is dan ‘normaal’ vergaderen. Natuurlijk, online kun je wél een jaloersmakende virtuele achtergrond instellen. En ja inderdaad, bij een onlinevergadering kun je een poll aanmaken om direct te checken hoe iedereen ergens over denkt. Maar het zijn niet deze nieuwigheden die je onlinevergadering maken of breken.

Wat mij betreft is er één cruciaal verschil tussen on- en offline vergaderen: online vergroot alles uit. Een matig voorgezeten vergadering wordt online nog chaotischer. Collega’s die vaak het woord nemen, lijken dat online nog meer te doen, én zie je nu ook nog eens groot op het scherm. Het vergaderpatroon – dat offline vaak al verbetering kon gebruiken – wordt online dus nog duidelijker. Hoe leuk je virtuele achtergrond ook is, dit vergaderpatroon verbloem je niet.

Wat wel helpt? Vergaderregels nog strikter toepassen. Daarom deel ik mijn drie beste basistips voor een effectieve vergadering:

Tip 1: houd je doel voor ogen

Niets ineffectiever dan zonder concreet doel bij elkaar komen. Los van gezelligheid en irritatie leveren zulke meetings helaas weinig op. Bedenk dus van tevoren wat het doel is van je agendapunt. Waarom wil je dit punt aandragen? Misschien is je doel om jouw kennis te delen met collega’s, of misschien wil je over jouw agendapunt juist de discussie aangaan. Wellicht moet er een beslissing worden genomen of wie weet wil je juist zo veel mogelijk ideeën verzamelen. Hoe dan ook: houd het doel dat je wil bereiken met je agendapunt voor ogen en maak dit doel ook duidelijk aan alle deelnemers.

Tip voor online: benoem het doel van je agendapunt tijdens een onlinemeeting direct expliciet als je het woord krijgt. ‘Ik wil het graag hebben over X, met als doel… ’.

Tip 2: maak het je collega’s makkelijk

Nu je weet welk doel je wil bereiken, moet je je afvragen op welke manier je dit wil doen. Veel wegen leiden uiteindelijk naar Rome, maar de ene weg is wel iets leuker en effectiever dan de ander. Neem dan ook de tijd om een werkvorm voor te bereiden die doeltreffend én activerend is. Stel, je doel is ‘input ophalen uit de groep’, dan wil je iedereen aan tafel horen, niet alleen degenen die als eerste het woord nemen. Help je collega’s – en uiteindelijk jezelf – door een werkvorm te kiezen die dit gedrag oproept. Openen met ‘dus, is er iemand die mij hier iets over kan vertellen?’ is in dit geval dus echt een no-go.

Tip voor online: tijdens een conference call ben je natuurlijk enigszins beperkt qua werkvormen. Maar wist je dat je bijvoorbeeld gebruik kunt maken van online break-out rooms, zodat collega’s eerst in aparte groepjes kunnen sparren? Een lijstje met handige online-vergadertools vind je hier.

Tip 3: zorg voor terugkoppeling

Je hebt je doel voor ogen gehouden. Je hebt de juiste werkvorm gekozen. Je hebt je doel bereikt. Wat kan er nu nog misgaan? Nou… Nog vaak zie ik dat er tijdens vergaderingen enthousiaste ideeën en plannen ontstaan, maar na de meeting lijken deze in het niets te zijn opgegaan. Na een dag of twee ontstaat bij deelnemers een gevoel van ‘wat nu?’. ‘Moest ik hier nou iets mee doen?… Nee, Peter zou daarnaar kijken toch? Ik wacht wel tot hij het naar me terugkoppelt.’ Mijn tip: maak na elk agendapunt concrete afspraken en koppel deze afspraken meteen aan een eigenaar. De actiepunt-eigenaar is degene die tijdens de volgende meeting een update geeft over de stand van zaken.

Bonustip voor online: waar het bij ‘normale’ vergaderingen al een uitdaging is om lang gefocust te blijven, geldt dit online helemaal. Vergaderen via beeld is nu eenmaal intensiever en vermoeiender. Laat onlinevergaderingen dan ook nóóit langer dan 45 minuten duren.