• Hoge klanttevredenheid, 9
  • Praktijkgericht & Persoonlijk
  • Ervaren & Enthousiaste trainers

Plannen en voorbereiden van een vergadering

Vergaderingen kunnen verschillen in grootte, inhoud en aanpak. Toch zijn er een aantal basiselementen die ervoor zorgen dat een vergadering als effectief en productief wordt ervaren door de deelnemers.

Elementen die onmisbaar zijn voor een effectieve vergadering:


    • Inhoud. De kennis, informatie, ervaring, meningen, ideeën die de deelnemers inbrengen tijdens een vergadering.


    • Interactie. Deelnemers overleggen tijdens een vergadering. Hierbij horen ook gevoelens, gedrag en wederzijdse verwachtingen, omdat die effect hebben op de samenwerking. Ook gaat interactie over hoe er op elkaar wordt gereageerd, of er naar elkaar wordt geluisterd en de mate waarin deelnemers zich op hun gemak voelen.


    • Structuur. De manier waarop de inhoud en deelnemers zijn georganiseerd om het beste resultaat te behalen.




    De verantwoordelijkheden van de voorzitter


    Aan de basis van een effectieve vergadering ligt goed voorzitterschap. De voorzitter zorgt ervoor dat bovenstaande punten goed geregeld zijn. Hij is immers de leider van de groep en wordt geacht zich ook zo te gedragen. De voorzitter moet ook zorgen voor duidelijkheid. Hij of zij moet antwoord kunnen geven op deze vragen:

    1. Wat is het doel van de vergadering?
    2. Is een vergadering echt nodig?
    3. Wat is het beste moment om de vergadering te plannen?
    4. Wie moeten er deelnemen aan de vergadering?
    5. Hoe kunnen deelnemers zich het beste voorbereiden op de vergadering?



    1. Wat is het doel van de vergadering?


    Iedere vergadering moet een doel hebben. Het is de taak van de voorzitter om vragen te stellen ten behoeve van dit doel. Vragen zoals:

    • Wat willen we voor elkaar krijgen tijdens deze vergadering?
    • Hebben we speciaal advies nodig over bepaalde onderwerpen?
    • Is er een probleem ontstaan waar we het over moeten hebben?
    • Brengen we elkaar op de hoogte van onze individuele voortgang?



    2. Is een vergadering echt nodig?


    De voorzitter overweegt of een vergadering echt nut heeft. Misschien zijn er ook andere, snellere, manieren om de deelnemers te spreken? Bijvoorbeeld via een e-mail. Onnodig vergaderingen kosten tijd en leiden vaak tot frustratie en negativiteit. Hierdoor kunnen deelnemers minder gemotiveerd raken om actief aan toekomstige vergaderingen deel te nemen.

    3. Wat is het beste moment om de vergadering te plannen?


    Dit is afhankelijk van het type vergadering, maar de voorzitter kiest altijd een logisch moment.

    4. Wie moeten er deelnemen aan de vergadering?


    Dit is meestal afhankelijk van de aard van de vergadering. In een kleine organisatie kan het voorkomen dat alle werknemers deel uitmaken van de vergadering. In een grote organisatie is het soms handig om niet alle stafleden zelf uit te nodigen, maar bijvoorbeeld iemand anders die de zaken kan waarnemen. Vraag jezelf af: wat wil ik bereiken, wie kan daaraan bijdragen, wie is hierbij betrokken, wie heeft relevante kennis, etc. Hoe dan ook, denk logisch en kritisch na over wie je uitnodigt.

    5. Hoe kunnen deelnemers zich het beste voorbereiden op de vergadering?


    Wil je maximale inzet van de deelnemers tijdens een vergadering? Zorg er dan voor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van het doel van de vergadering. Bijvoorbeeld door hen vooraf te laten weten wat er op de agenda staat in een vergaderverzoek.

    Een vergaderverzoek bevat:

    • De tijd en locatie
    • Een topiclijst
    • Relevante bijlagen
    • Geschatte tijdsduur


    Lees verder op de pagina ‘Een vergaderagenda opstellen‘.

    Menu