Rolverdeling tijdens een vergadering - Bureau Spraakwater
  • Hoge klanttevredenheid, 9+
  • CRKBO Erkend
  • Ervaren trainers

Rolverdeling tijdens een vergadering

Een goede en duidelijke rolverdeling zorgt voor structuur en overzicht tijdens de vergadering. In dit artikel vertellen we je alles over de rol van de voorzitter en de deelnemers, en hoe deze het beste samenwerken.

De rol van voorzitter

Voorafgaand aan de vergadering is de taak van de voorzitter om goed te communiceren met de deelnemers. De voorzitter moet deelnemers duidelijk maken waarom zij aanwezig moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Ook stelt de voorzitter de agenda op en zorgt hij/zij ervoor dat deze op tijd naar iedereen verstuurd wordt.

Tijdens de vergadering is het aan de voorzitter om alles in goede banen te leiden. Hij/zij zorgt ervoor dat de meeting effectief en soepel verloopt. Als voorzitter let je erop dat:

  • Alles binnen de afgesproken tijd blijft
  • Iedereen zijn zegje kan doen; er wordt niet door elkaar heen gepraat.
  • Deelnemers aangehaakt blijven.
  • Deelnemers naar een besluit toewerken.

Concrete taken van de voorzitter

Bovenstaande 4 punten bereik je door als voorzitter:

  • De tijd in de gaten te houden en hierop te sturen.
  • Structuur aan te brengen in de discussie.
  • Verwarring op te helderen.
  • De discussie samen te vatten

Aan het eind van een vergadering herinnert de voorzitter de deelnemers aan wat ze samen hebben bereikt tijdens de vergadering. Ook bedankt de voorzitter hen voor hun tijd. Daarna wordt er, indien nodig, een nieuwe vergadering gepland.

Bijsturen waar nodig: interveniëren

Als voorzitter is het jouw taak bij te sturen waar nodig. Dit wordt ook wel interveniëren genoemd. Interveniëren kan bijvoorbeeld nodig zijn omdat je uit de tijd loopt, of omdat een deelnemer ongewenst gedrag vertoont. Hoe je op de juiste manier intervenieert lees je hier.

Rol van de deelnemers

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen is het de taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. Daarnaast is het van essentieel belang dat ook de deelnemers hun bijdrage leveren. In een effectieve vergadering doen deelnemers het volgende:

  • Wees goed voorbereid
  • Kom op tijd
  • Sta open voor de inbreng van anderen
  • Doe mee aan discussies
  • Laat anderen aan het woord
  • Stel vragen
  • Noteer alle belangrijke beslissingen

Samenwerking tussen voorzitter en deelnemers

Een effectieve vergadering valt of staat bij een productieve samenwerking tussen de voorzitter en de deelnemers. Bij een ideale samenwerking:

  • Heeft de voorzitter ervoor gezorgd dat de juiste deelnemers aanwezig zijn bij het overleg, en dat zij goed voorbereid zijn.
  • Accepteren de deelnemers de voorzitter in zijn/haar rol.
  • Stuurt de voorzitter bij waar nodig, maar domineert hij/zij het gesprek niet.

 

 

Menu