• Hoge klanttevredenheid, 9
  • Praktijkgericht & Persoonlijk
  • Ervaren & Enthousiaste trainers

Rolverdeling tijdens een vergadering

Op deze pagina vertellen we over de rolverdeling tijdens een vergadering. Een goede en duidelijke rolverdeling zorgt namelijk voor structuur en overzicht. We maken onderscheid tussen de rol van voorzitter en de rol van deelnemer.

De rol van voorzitter

Tijdens een formele vergadering is het de taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. Hij of zij maakt het doel van de vergadering duidelijk. Ook communiceert de voorzitter met de deelnemers waarom zij gevraagd zijn aanwezig te zijn en wat er van hen wordt verwacht.

Etiquette bewaken

Er bestaat een bepaalde etiquette rondom de rol van voorzitter. De voorzitter zorgt er voornamelijk voor dat de vergadering soepeltjes verloopt en dat iedereen die dat wil aan het woord komt. Wat houd je als voorzitter in de gaten tijdens een vergadering?

  • De voorzitter leidt de vergadering
  • Wanneer iemand het woord wil vraagt hij hiervoor toestemming aan de voorzitter
  • Deelnemers praten niet door elkaar heen
  • Deelnemers werken altijd toe naar overeenstemming over een bepaald onderwerp
  • Er wordt gestemd over onderwerpen waarover je het niet eens wordt


Concrete taken van de voorzitter


Concreet komen je taken als voorzitter op het volgende neer. Tijdens een vergadering moet de voorzitter:

  • Structuur aanbrengen in discussie
  • Discussie samenvatten
  • Verwarring ophelderen
  • De tijd in de gaten houden


Aan het eind van een vergadering herinnert de voorzitter de deelnemers aan wat ze samen hebben bereikt tijdens de vergadering. Ook bedankt de voorzitter hen voor hun tijd. Daarna wordt er, indien nodig, een nieuwe vergadering gepland.

De rol van de deelnemers


Zoals je hierboven hebt kunnen lezen is het de taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. Daarnaast is het van essentieel belang dat ook de deelnemers hun bijdrage leveren. In een effectieve vergadering doen deelnemers het volgende:

  • Wees goed voorbereid
  • Kom op tijd
  • Sta open voor de inbreng van anderen
  • Doe mee aan discussies
  • Laat anderen aan het woord
  • Voorkom conflicten
  • Stel vragen
  • Noteer alle belangrijke beslissingen



Waarom zijn sommige vergaderingen niet productief?


Er zijn verschillende redenen waarom je na een vergadering soms het gevoel hebt dat je je tijd hebt verspild:

  1. De voorzitter zit slecht in zijn of haar rol, domineert de discussies of negeert de inbreng van deelnemers.
  2. De voorzitter heeft geen controle over de groep, waardoor de vergadering chaotisch verloopt.
  3. De keuze voor bepaalde deelnemers is verkeerd geweest, niet iedereen had aanwezig hoeven zijn. Of er zijn mensen niet bij die er eigenlijk wel bij hadden moeten zijn om input te leveren.


 

Hoe zorg je voor een nuttige vergadering?


Een goede voorbereiding is onmisbaar om zeker te kunnen zijn van een effectieve vergadering. De voorzitter is hier in grote mate verantwoordelijk voor.Soms vraagt een specifieke groep of situatie om een andere aanpak. Uiteraard is het mogelijk om je eigen creativiteit de vrije loop te laten bij het organiseren van een effectieve vergadering.
<span
Lukt het de groep om alle bovenstaande adviezen op te volgen? Dan is de kans groot dat je samen écht iets bereikt en nooit meer met een onbevredigd gevoel de deur uit loopt.  

Menu