• Hoge klanttevredenheid, 9
  • Praktijkgericht & Persoonlijk
  • Ervaren & Enthousiaste trainers

Tips voor het organiseren van een productief werkoverleg

In de meeste organisaties wordt er dagelijks vergaderd. Helaas, zoals je vast wel weet, zijn niet alle vergaderingen even stimulerend. Wat maakt een vergadering nou daadwerkelijk tot een productief overleg?

Zorg voor een goede basis

Ben jij verantwoordelijk voor het organiseren van de vergadering? Bepaal dan vooraf het onderwerp. Zorg dat er een ruimte beschikbaar is verstuur een vergaderverzoek naar de deelnemers. Een vergaderverzoek bevat vaak ook relevante details over de onderwerpen die in de vergadering aan bod zullen komen.

Voorkom falende techniek

Een PowerPoint presentatie die niet wil starten. Een laptop die onverwacht leeg is. Een microfoon die piept. Dit hebben we allemaal wel eens meegemaakt. Je kunt falende techniek voorkomen door ongeveer 10-15 minuten voor aanvang nog even te checken of alle apparatuur naar behoren werkt. Zo kun je gelijk aan de slag, zonder tijd te verknoeien aan opstarten, snoertjes aansluiten, etc.

Is de ruimte geschikt voor het type overleg?

Dit is van toepassing wanneer je een aparte ruimte wilt boeken voor de vergadering. Vraag jezelf af of de ruimte groot genoeg is voor alle deelnemers. Is er een grote tafel aanwezig? Staan er genoeg -comfortabele- stoelen? Is er genoeg licht? Bepaal wat je nodig hebt en zorg voor een passende ruimte.

Zorg voor een boeiende en informatieve bijeenkomst

Wat de aard van de vergadering ook is, zorg ervoor dat je zorgt voor een boeiende en informatieve bijeenkomst waar de deelnemers geen spijt van krijgen. Betrek de deelnemers daarom ruimschoots in de bijeenkomst en de onderwerpen. Zorg dus voor genoeg interactie, blijf ‘to the point’ en houd je doelen in gedachten!

Geef de deelnemers na afloop handouts of notulen

Het is fijn voor de deelnemers als je ze na afloop van de vergadering iets kunt meegeven. Bijvoorbeeld handouts waarin ze de inhoud van de vergadering nog eens na kunnen lezen. Je laat hiermee zien dat je graag iets extra’s doet en dat je je best wilt doen om hen te betrekken bij het onderwerp. Ook helpt het de deelnemers te herinneren wat er is gezegd gedurende de vergadering.

Lees meer over het gebruik van handouts op de pagina ‘Visuele hulpmiddelen bij presentaties‘.

Tot slot:

Overleggen is belangrijk binnen organisaties. En een productieve manier van overleggen kan zorgen voor betere resultaten. Door productieve bijeenkomsten te organiseren zullen je werknemers het bedrijf serieus nemen en over het algemeen meer inzet tonen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.

Menu