Eerste hulp bij voorzitten: een agendapunt inleiden

Hoe kun je als voorzitter maximaal invloed hebben op het resultaat van een meeting? Vergadertrainer Laurens van der Horst legt je er in zijn serie ‘Eerste hulp bij voorzitten’ alles over uit. In dit artikel een onmisbare – maar vaak vergeten – skill: het goed inleiden van een vergaderpunt.

Het is eerder regel dan uitzondering: professionals die goed presteren krijgen de rol van vergadervoorzitter in hun schoot geworpen. Vaak gaat ook deze taak ze goed af. Toch hoor ik van veel voorzitters terug dat ‘ze maar wat doen’. Hulp gekregen of stilgestaan bij wat het nu echt inhoudt om een vergadering goed te leiden, hebben ze niet.

Daarom deze serie ‘Eerste hulp bij voorzitten’. In mijn komende reeks artikelen geef ik antwoord op vragen als:

Hoe zorg ik dat we ook echt tot een besluit komen?
Hoe zorg ik als voorzitter voor meer interactie en energie?
Hoe kan en durf ik meer bij te sturen?
Hoe komen we tot duidelijke taken en afspraken?

We trappen de serie af met een ogenschijnlijk simpele handeling: het inleiden van een agendapunt. Een cruciale taak die tot wel 80% van de kwaliteit van je vergadering bepaalt.

Een voorbeeld

Kijk eens naar het verschil tussen de volgende twee aankondigingen:

1: ‘Oké, nu gaan we het hebben over de maandplanning. Eh, Lianne, wanneer ben jij aanwezig?’.

2: ‘Het volgende agendapunt is ‘de maandplanning’. Het doel van dit agendapunt is helder krijgen wie wanneer aanwezig is op kantoor. De opbrengst van dit agendapunt is dat Henry van jullie allemaal weet wanneer je op kantoor wil werken komende maand, zodat hij hier een planning van kan maken. Ik wijs één voor één iemand aan, je vertelt welke dagen je op kantoor wil werken. Je hoeft niet te delen waarom, gewoon de data noemen. We gaan dus alleen kort informeren, vragen stellen is niet nodig. Mochten er knelpunten ontstaan, dan bespreken we die op een later moment. Lianne, ik begin bij jou. Welke data wil je op kantoor werken aankomende maand?’.

Wat natuurlijk meteen opvalt, is dat aankondiging 2 véél langer is dan aankondiging 1. ‘Zonde van de tijd’, denk je misschien. En eerlijk: er wordt ook veel gedeeld. Maar valt het je ook op dat daardoor veel duidelijker is wat het agendapunt precies inhoudt? En beter nog: wat er van de deelnemers verwacht wordt?

Het kader van een agendapunt

Alle punten die in de tweede aankondiging besproken worden, noem ik ook wel het kader van het agendapunt. Dit kader is essentieel om een agendapunt goed in te leiden. Het kader bestaat uit:

De agendapunt-eigenaar
Het onderwerp van het agendapunt
Het doel van het agendapunt
De opbrengst van het agendapunt
De werkvorm waarmee het doel bereikt wordt

De meerwaarde van goed inleiden

Waarom dit kader zo belangrijk is? Omdat ‘ie vooral ook duidelijk maakt hoe je iets niet gaat bespreken. Hij laat als het ware zien aan welke spelregels iedereen zich moet houden. In het tweede voorbeeld heb jij als voorzitter duidelijk gemaakt dat er geen ruimte is voor vragen of verdere toelichting. Het enige wat je wil is informatie ophalen zodat Henry een planning kan maken.

Dat heldere kader biedt houvast. Niet alleen voor de deelnemers, maar ook voor jou als voorzitter is het duidelijk aan welke spelregels je je moet houden. Als een deelnemer namelijk tóch besluit om van dit kader af te wijken, kun je als voorzitter meteen strak interveniëren. ‘We hebben afgesproken om nu even geen vragen te stellen, graag alleen even je data doorgeven, Lianne’. Helder, niemand voelt zich beledigd, en door.

Dit in tegenstelling tot de waarschijnlijk rommelige interventie die het eerste voorbeeld veroorzaakt. Als Lianne besluit uit te weiden over haar vakantieplannen, heb je geen houvast om haar hier op aan te spreken. Een interventie als ‘Sorry, Lianne, maar we dwalen nu af, laten we jouw vakantieplannen op een ander moment bespreken’, wordt dan al snel als persoonlijk ervaren.

Game, set, match

Wil je als voorzitter dus strak en zonder persoonlijke wrijving kunnen interveniëren? Zorg er dan voor dat je bij het inleiden van je agendapunt het kader (en daarmee de spelregels) duidelijk maakt.

Zelf aan de slag met je voorzitters-vaardigheden? Onze training Effectief Voorzitten wordt beoordeeld met een 9,5.