• Hoge klanttevredenheid, 9
  • Praktijkgericht & Persoonlijk
  • Ervaren & Enthousiaste trainers

In 5 stappen naar korte en efficiënte vergaderingen

Weinig aspecten van bedrijfscultuur zijn meer gehaat en geridiculiseerd dan interne vergaderingen. Werknemers vinden ze, in de meeste gevallen, vervelend. Managers klagen openlijk dat ze inefficiënt zijn. En het ergste? Ze leiden vaak tot meer vergaderingen.

Data over vergaderingen onderbouwt deze onderbuik gevoelens. Een onderzoek laat zien dat werknemers gemiddeld 31 uur per maand besteden aan niet productieve vergaderingen.

Ondanks dat managers de hoeveelheid vergaderingen kunnen verminderen, is de kans klein dat ze in zijn geheel verdwijnen uit het bedrijfsleven.

Hoezo? Vergaderingen, hoe gestigmatiseerd ze ook zijn, staan centraal voor de manier waarop er intern wordt gecommuniceerd en samengewerkt.

Hier zijn vijf manieren waarop bedrijven de hoeveelheid vergaderingen kunnen verminderen en degene die overblijven kunnen verbeteren.

1. Verwijder overtollige vergaderingen uit je planning.
Als er een vergadersoort is waar ieders bloed van gaat koken, is het wel de ‘wekelijkse meeting’. Waarom roepen deze vergaderingen zoveel afkeer op? Onze groeiende afkeer tegen vergaderingen komt voort uit het feit dat veel vergadering nutteloos aanvoelen. In veel vergaderingen (die wekelijks plaatsvinden) wordt veel herhaald en wordt weinig besloten. Vergaderingen moeten gericht zijn op het doorhakken van knopen, niet een wekelijkse update over ieders werkzaamheden. Voor vergaderingen die door het management als noodzakelijk worden gezien, helpt het om ze een stuk korter te maken. De standaard vergadertijd van een uur zou moeten worden teruggebracht naar een half uur of soms zelf een kwartier. Dit dwingt af dat elke vergadering zo efficiënt mogelijk verloopt.

2. Bereken hoeveel het kost om bij een vergadering aanwezig te zijn.
Wanneer je bedrijf zich niet langer de luxe van uren vergaderen per week kan veroorloven – of van de wekelijkse vergadercultuur af wil – kijk dan eens op een cijfermatige manier naar hoeveel productiviteit en werktijd je verliest aan ingeplande vergaderingen. Vergaderingskosten calculators, zijn online en in appvorm te verkrijgen en kunnen bedrijven helpen met het inzichtelijk maken van de kosten versus de baten. Door het invullen van de hoeveelheid werknemers die deelnemen aan de vergadering, hun gemiddelde salaris, kunnen managers de maandelijkse, jaarlijkse of kosten per vergadering berekenen. Hier vind je twee goede calculators:
Online: Meeting Cost Calculator
Mobiel: MMP Cost — Meeting Calculator

3. Haal je vergadering uit de vergaderzaal
Werknemers (nou ja, iedereen) vinden het onprettig om lange tijd op een plek stil te moeten zitten. Dit resulteert in rusteloos gedrag, afwezigheid en wanneer ze moeten bijdragen zijn ze niet meer scherp. Dit is extra onhandig wanneer er diverse beslissingen en actiepunten uit een vergadering moeten voortkomen. Wanneer er veel van een vergadering afhangt, probeer dan eens een hele andere insteek van je vergadering, ga staand vergaderen of, nog beter, plan een vergaderwandeling. In plaats van verveling en rusteloosheid, blijven je werknemers actief en de frisse lucht bevordert ook nog eens hun creativiteit. Wandelvergaderingen zijn omarmd door onder andere President Obama, Steve Jobs, Mark Zuckerberg.. Toen Mark de deal sloot om Whatsapp over te kopen, deed hij dit na een lange wandeling met medeoprichter Jan Koum.

4. Gebruik technologie om je vergaderingen op het juiste pad te houden.
De meeste vergaderingen zijn ongeorganiseerd. Mensen komen te laat, het duurt eeuwig voordat iedereen is ingebeld en een opmerking kan leiden tot een discussie van een half uur. Omdat afleidingen goede vergaderingen vaak omzetten naar slechte vergaderingen, moet je proberen een programma in te zetten dat zorgt dat de discussie op het juiste punt blijft, maar ook dat actiepunten worden benadrukt en er na afloop ook echt iets met de actiepunten wordt gedaan. Hier zijn twee programma’s die managers kunnen helpen:
LessMeeting: web-based programma – heeft ook een mobiele- en tabletapp en kan synchroniseren met je Google of Outlookagenda – geeft managers de mogelijkheid om gedetailleerde agenda’s te delen met strikte tijdspannes per onderwerp, om zo iedereen op de rails te houden. De software heeft ook een mogelijkheid tot notities bij te houden, en een aparte mogelijkheid genaamd ‘parking lot’ voor bijkomende onderwerpen. Tijdens de vergadering kan de manager actiepunten toewijzen aan deelnemers en er notificaties aanhangen. Aan het einde van de meeting worden de notulen aan de deelnemers verstuurd en het team ontvangt een overall effectiviteitsscore.
UberConference: voor meetings op afstand, UberConference maakt het mogelijk voice conferences op te zetten – via de PC, tablet of smartphone – en ze dan beheren door gemakkelijk deelnemers toe te voegen of te verwijderen, zonder een tijdverslindend en frustrerend dial in proces. Wanneer een deelnemer een project wil laten zien, kan hij zijn beeldscherm delen met de andere deelnemers of een document naar iedereen versturen. Ook kan het programma de meetings opnemen en vervolgafspraken inplannen.

5. Visualiseer het teams doelen
Wie heeft er niet bij een presentatie gezeten en naar het nummer aan de linkerkant gekeken en gezucht ‘oh nog 50 slides te gaan..’. Zo vernieuwend en visueel provocerend als PowerPointpresentaties twee decennium geleden allicht waren, tegenwoordig zijn ze saai en slaapverwekkend. Nog erger, veelal doen ze afbreuk aan de belangrijke concepten die ze zouden moeten visualiseren. Hoe maak je dan wel een spektakel van je presentatie? Veel grote bedrijven – zoals IBM – huren cartoonisten in om de punten te visualiseren en verbinden. Het is een manier om op een frisse manier te kijken naar de obstakels en doelen van het bedrijf en hoe deze verbonden zijn. Een muur van tekeningen biedt de mogelijkheid om meerdere ideeën tegelijk naar voren te brengen. Veel ideeën worden vaak lang besproken, maar nooit met elkaar verbonden. Door ze uit te tekenen en op te hangen, gebeurt dat wel. Als ze samen in het gezichtsveld hangen, is de kans groter dat ze met elkaar worden geassocieerd, dat bestaande ideeën bijeen worden gebracht en nieuwe ideeën vormen. Het nodigt in elk geval meer uit tot meedenken dan de gemiddelde sales pitch.

Menu