• Hoge klanttevredenheid, 9+
  • CRKBO Erkend
  • Ervaren trainers

Korter vergaderen met slimme werkvormen

Niet alleen de inhoud van een vergadering, maar juist ook de manier waaróp je vergadert is belangrijk. De vergadervorm kan de effectiviteit van de meeting maken of breken.

Bij veel organisaties waar ik kom, wordt er al jaren vergaderd in dezelfde setting. Deelnemers zitten meestal op dezelfde plek aan tafel, de vergadering vindt plaats in dezelfde ruimte, en iedereen vertoont mede hierdoor altijd hetzelfde gedrag. Regelmatig zie ik dat er slechts een select clubje mensen is dat daadwerkelijk met elkaar in gesprek gaat tijdens de meeting. De andere aanwezigen zeggen niets. In het positiefste geval luisteren ze aandachtig en denken ze mee. In het slechtste geval zijn ze met hun gedachten ver weg van wat er allemaal besproken wordt.

Meer effectiviteit en motivatie

De manier waarop je vergadert – de werkvorm – is van grote invloed op de effectiviteit en motivatie tijdens een vergadering. De vorm waarin je vergadert stuurt namelijk de betrokkenheid en het gedrag van de deelnemers. Als je wilt dat iedereen erbij blijft en meedoet, kun je dus beter niet kiezen voor een setting waarin slechts een deel van de aanwezigen aan het woord komt. Kies in plaats daarvan voor een zogeheten activerende werkvorm: een vorm van vergaderen die aanzet tot meedenken en -doen.

Nu klinkt ‘kies een activerende werkvorm’ misschien alsof je zomaar één van de vele werkvormen uit de grote hoed kunt trekken. Maar zo simpel is het niet. Bij het kiezen van een werkvorm is het belangrijk om je af te vragen wat het doel is van het agendapunt dat je gaat bespreken. Je kunt tijdens je agendapunt bijvoorbeeld een knoop doorhakken, een nieuw plan bedenken of de discussie aangaan. Er zijn 5 soorten doelen die je kunt bereiken met een agendapunt: inventariseren, kennis delen, brainstormen, discussie voeren en een beslissing nemen. In een volgend artikel ga ik uitgebreider in op deze doelen, maar hier kun je er alvast meer over lezen.

Gedrag

Ben je er uit wat het doel van je agendapunt is? Bedenk dan ook welk gedrag je hierbij nodig hebt en welk gedrag je juist wilt voorkomen. Heb je bijvoorbeeld veel input uit de groep nodig? Kies dan ook voor een werkvorm die dit gedrag aanmoedigt. Vaak zie ik dat de gekozen werkvorm – áls er al een werkvorm wordt toegepast – bij lang niet iedereen het gewenste gedrag oproept. Er wordt bijvoorbeeld enthousiast voorgesteld te gaan brainstormen, maar vanwege de verkeerd gekozen werkvorm komt er vervolgens geen input vanuit de groep. En als iemand wél het gewenste gedrag laat zien door een idee in te brengen, wordt dit idee meteen afgeschoten door een andere deelnemer.

Als ik deze inzichten deel met klanten, komt er al snel naar boven dat ze vergaderen nog nooit op deze manier bekeken hadden. Zelfs een simpele aanpassing, zoals het veranderen van de vastgeroeste cirkelopstelling in een ‘verfrissende’ u-vorm, is voor sommigen nieuw. En inderdaad ja, hoor ik dan, het is inderdaad zo dat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Sommige werknemers kómen al niet eens meer naar de vergadering, omdat ze toch niets missen. In plaats van een nuttige, motiverende bijeenkomst is de vergadering voor sommigen het dieptepunt van de week.

Anders vergaderen

Een ogenschijnlijk kleine aanpassing zoals een keer op een andere plek gaan zitten of vergaderen in een andere ruimte dan normaal, kan al enorm veel positieve invloed hebben op de effectiviteit van de meeting. Probeer bijvoorbeeld eens staand te vergaderen en zie wat dit doet voor het gedrag van jezelf en je collega’s.

Zie je bij je volgende vergadering dus ook steeds dezelfde mensen het woord nemen, het vragenrondje uitmonden in een ellenlange discussie en de helft van de groep afhaken? Durf dan eens hardop de vraag te stellen: ‘zullen we dit eens anders doen?’

Menu