• Hoge klanttevredenheid, 9+
  • CRKBO Erkend
  • Ervaren trainers

Soorten doelen bij vergaderingen

Iedereen heeft wel eens deelgenomen aan een vergadering. Vergaderingen vinden namelijk plaats om allerlei uiteenlopende redenen, op verschillende plekken. Zo kun je bijvoorbeeld deelnemen aan een vergadering op je werk, bij je sportclub of samen met andere ouders in een ouderraad.

Het doel van een vergadering of agendapunt

In een bedrijf of organisatie wordt er vaak vergaderd. Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer? Een vergadering is erg handig voor o.a.:

  • Ontwikkelen van een idee
  • Maken van plannen
  • Oplossen van een probleem
  • Nemen van een beslissing
  • Creëren van draagvlak voor een plan

De meest voorkomende doelen

Een vergadering kan verschillende doelen hebben, dit uit zich in een agenda met meerdere agendapunten. Per agendapunt kan er een ander doel zijn dat er met dat specifieke agendapunt bereikt moet worden. We focussen even op de meest voorkomende typen doelen die een agendapunt kan hebben:

  1. Informeren, kennis delen
  2. Raadplegen, inventariseren
  3. Brainstormen, ideeën genereren
  4. Probleem oplossen, discussiëren
  5. Beslissing nemen en acties bepalen

 

  1. Agendapunt om deelnemers te informeren

Deze agendapunten zijn als het goed is erg to the point. Hierdoor zijn deze agendapunten vaak vrij formeel van aard. Meestal is alleen de voorzitter of agendapunt eigenaar aan het woord. Hij of zij geeft feitelijke informatie aan de andere deelnemers. Dat kan door middel van een verhaal waarbij je zit, maar het werkt beter als je het even voorbereidt en wellicht aankleedt met leuke voorbeelden en visuele ondersteuning. Let op dat er bij een agendapunt om te informeren er dus geen ruimte is voor discussie en maak dat ook duidelijk in je aankondiging.

  1.  Vergadering om deelnemers te raadplegen

In deze vergaderingen wordt er vaak een specifiek probleem besproken. Er wordt gevraagd naar de persoonlijke visie of mening van de deelnemers. Bijvoorbeeld:

  • Mening over huidig beleid
  • Blinde vlekken signaleren binnen een project
  • Suggesties voor veranderingen

Zonder twijfel zal de persoon die vaak het woord neemt ook hierbij meteen zijn mening geven en daarmee invloed hebben op de rest. Let daarom op dat je een werkvorm kiest die helpt om het gedrag dat je nodig hebt stimuleert. Wil je dat iedereen inbreng heeft en deze inbreng niet meteen laat beïnvloeden door andere meningen? Kies er dan bijvoorbeeld voor dat iedereen zijn mening eerst kort opschrijft, geef briefjes rond en laat deze voorlezen.

  1. Brainstormen

Je wilt soms vernieuwende ideeën en dat iedereen meedoet, dus niet alleen de snelle denkers die het woord voeren. Je wilt de ‘ja-maars’ – in deze fase – op afstand houden. We zitten soms zo vast aan een denkrichting, belang of perspectief dat het de vrije denkstand belemmert. Automatisch brainstormen we vanuit ons eigen perspectief. Waar zouden we op komen als we bewust vanuit een ander perspectief meedenken?

Hoe pak je het aan?

Stap 1: Formuleer een vraag
Waar wil je ideeën of oplossingen voor? Stel een vraag op en toets deze een aantal keer.

Stap 2: Bedenk perspectieven
Welke actoren zijn er betrokken bij de situatie of het probleem? Bijvoorbeeld: werklozen, managers, tandartsen, alleenstaanden, tienermoeders.

Stap 3: Bepaal kenmerken
Kies de perspectieven en verdeel ze over de groepsleden. Laat eerst kenmerken van het eigen perspectief bedenken en leef je in de rol in.

Stap 4: Brainstorm vanuit het perspectief
Start met verzamelen van ideeën.

  1. Vergadering om een probleem op te lossen

In deze vergaderingen wordt er een probleem voorgelegd aan de deelnemers. Deelnemers worden geselecteerd op hun expertise of betrokkenheid bij het onderwerp. Ook hier is het weer belangrijk een goede werkvorm te kiezen. Bijvoorbeeld: de voorzitter omschrijft het probleem zo nauwkeurig mogelijk. Deelnemers mogen vragen stellen over het probleem om dit waar nodig te verduidelijken. Iedereen bedenkt voor zichzelf de mogelijke oorzaken van het probleem en deelt deze. Bepaal gezamenlijk welke oorzaken relevant zijn en bedenk hierbij passende oplossingen. Kijk vervolgens of de (negatieve) gevolgen van deze oplossingen opwegen tegen de problemen.

  1. En beslissing nemen

Een mooie manier om een lange lijst ideeën te prioriteren is stemmen. Op deze manier kun je snel inventariseren hoe een groep ergens in staat. Door het zetten van streepjes, plakken van stickers, het stemmen met kaarten of een stemkastje kan zelfs bij een grote groep snel inzichtelijk worden gemaakt hoe mensen ergens over denken. Echter, bij een democratisch genomen besluit is er altijd een groep die het besluit niet steunt. Door goed te luisteren naar mensen die er anders over denken of niet altijd het hoogste woord voeren voorkom je dat hun kennis of inbreng verloren gaat.

Bepaal bij stemmen altijd vooraf wanneer een voorstel goedgekeurd wordt, de helft plus één of bijvoorbeeld pas bij twee derde meerderheid?

 

Veel organisaties, verenigingen en clubs vergaderen op reguliere basis. Bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Op die manier blijven werknemers, leden of deelnemers betrokken bij lopende ontwikkelingen en plannen. Dit soort doorlopende vergaderingen bevatten vaak een mix van bovengenoemde vergaderpunten en werkvormen.

Menu