Data presenteren

Wanneer en hoe gebruik je data in een presentatie? Het antwoord op die vraag is simpel. Maak gebruik van data op het moment dat ze je argument ondersteunen. Maar hoe toon je data aan je publiek? De meeste mensen zijn niet geïnteresseerd in ingewikkelde tabellen en cijfertjes. Help hen door je resultaten te tonen op een eenvoudige manier.

Benader je presentatie als een verhaal

Mensen houden van verhalen. Zelfs na miljoenen jaren evolutie geniet men van luisteren naar verhalen en erop reageren en anticiperen. Iedere presentatie biedt de kans om een mooi verhaal te vertellen. Doe hier je voordeel mee. Een publiek luistert namelijk aandachtiger wanneer je iets vertelt in een verhaalvorm, met een duidelijke opbouw die leidt naar een ontknoping: het inzicht dat je ze wilt meegeven. Dit wetende is het gemakkelijker om te bepalen waar en wanneer je data gebruikt tijdens je presentatie: ze dienen als bewijsmateriaal naar de ontknoping van je verhaal.

Gebruik data om je verhaal te vertellen

Data zijn niet zomaar data. Je gebruikt data om je verhaal zo goed mogelijk te kunnen vertellen. Je verschaft je publiek van inzichten waardoor ze meegezogen worden in je presentatie. Stel jezelf altijd de vraag: ‘Welk verhaal zit er in deze data? En: ‘ Hoe kan ik dit verhaal het beste overbrengen op mijn publiek?’

Een beeld zegt meer dan duizend woorden

Niet iedereen vindt het makkelijk om in korte tijd een tabel volledig te begrijpen. Er zijn zelfs mensen die op standby gaan wanneer er cijfers in beeld komen. Dus als je data in een taartdiagram laat zien, geef je een visuele representatie van de betekenis ervan. Dat maakt het vaak makkelijker om te begrijpen wat de impact en invloed is van hetgeen je wilt uitdrukken in cijfers. Wil je snel een punt maken? Gebruik dan een overzichtelijke afbeelding die in een oogopslag voor iedereen duidelijk is.

Houd het simpel!

Als je zelf goed bent in statistiek is het heel verleidelijk om een ‘flashy’ analyse te tonen aan je publiek om te laten zien hoe slim je bent. Leuk voor jou, maar helpt het om je punt te maken? Is het antwoord nee? Doe het dan niet. Kun je de verleiding toch niet weerstaan om je publiek te verrassen met een mind blowing wiskundige benadering, vraag jezelf dan af of je publiek het zal begrijpen. Als het antwoord ook maar een klein beetje neigt naar ‘nee’, doe het dan niet. Het gaat er in de eerste plaats om dat je publiek het verhaal begrijpt.

Highlight de belangrijkste onderdelen in een tabel

Wil je een tabel overzichtelijker maken voor je publiek. Arceer dan de belangrijkste onderdelen en laat data weg die overbodig zijn. Met behulp van PowerPoint kun je iedere highlight apart in beeld brengen, terwijl je de data bespreekt.

Wat wil je dat het publiek meeneemt naar huis?

Idealiter wil je dat je publiek iets doet met het verhaal dat je verteld hebt. Dat mensen je boodschap mee naar huis nemen er er in het vervolg nog wat mee doen. Dat het verhaal dat je vertelt en de data die je daarvoor gebruikt breder kunnen worden getrokken. Zodat nieuwe inzichten ook daadwerkelijk het gedrag van mensen gaan beïnvloeden. Met andere woorden: ‘Wat is hier gebeurd?’ en ‘Wat gaan we eraan doen?’ Nogmaals, het gaat om het verhaal dat je vertelt en welk gedrag daaruit voortkomt.