Omgaan met vragen uit het publiek

Zelfs de meest doorgewinterde en zelfverzekerde spreker ziet soms op tegen vragen uit het publiek. Antwoord geven op lastige vragen kan ongemakkelijk voelen. Sommigen proberen dit onderdeel daarom zelfs te ontwijken. Wat zij niet weten is dat er je zelfs dít onderdeel onder de knie kunt krijgen. Onthoud dat mensen die vragen stellen, ook al werken ze soms een beetje op je zenuwen, dat niet doen om jou op te jagen. Zij zijn meestal oprecht op zoek naar een antwoord.

Controle houden over de vragen

De reden waarom veel mensen opzien tegen vragen uit het publiek, is omdat ze bang zijn de controle te verliezen over de presentatie. Door er een beetje moeite in te stoppen en goed te plannen kun je dit voorkomen. Je kunt dit gevoel ook reduceren door te bedenken dat een presentatie ervoor bedoeld is om informatie uit te wisselen. Het gaat erom dat je publiek iets van je leert, dus kun je  maar beter openstaan voor wat men wil weten.

Blijf bij de kern van je verhaal

Je kunt door een vraag uit het publiek afdwalen van de kern van je presentatie. Probeer dit te voorkomen door bijvoorbeeld de volgende opmerking:

“Ik heb het gevoel dat we nu afdwalen van het onderwerp. Kunnen we deze vraag even parkeren? Wij kunnen er op een later tijdstip samen over doorpraten. Laten we elkaar na de presentatie even opzoeken.” Of: “Ik wil graag verder gaan met mijn verhaal, anders komen we in tijdnood. Zullen we het er na afloop van de presentatie samen nog even over hebben?”

Jij bepaalt de regels

Maak aan het begin van je presentatie duidelijk wanneer het publiek in de gelegenheid is om vragen te stellen. Tussendoor, of aan het einde van je verhaal. Sommige sprekers vinden het prettig als het publiek hun vragen stelt tijdens de presentatie. Het voordeel van deze aanpak is dat je eventuele misverstanden gelijk kunt corrigeren. Echter, in sommige gevallen kun je worden afgeleid van je verhaal of wordt de volgorde van onderwerpen in je presentatie ontregeld.

Op het moment dat er vragen worden gesteld geef je aan in welke categorie de vraag valt. Degene die de vraag stelt weet dan direct waar hij aan toe is. Vermeld erbij dat je graag aan een vraag wordt herinnerd, als deze in categorie 2 of 3 valt.

Anderen vinden het prettiger om uitsluitend vragen te beantwoorden aan het einde van de presentatie. Wanneer dit het geval is, zorg er dan voor dat je genoeg tijd overhoudt aan het einde van de presentatie en geef ook aan hoeveel tijd er beschikbaar is voor het stellen van vragen (10 min. is gebruikelijk).

Zorg dat jij het laatste woord hebt

Zorg dat je nooit afsluit met het gedeelte waarin je antwoorden geeft op vragen. Wanneer je klaar bent met het beantwoorden van vragen, zorg dan dat jij het laatste woord hebt. Dit kun je doen in de vorm van een sterke referentie naar je belangrijkste boodschap. Met andere woorden, bedank het publiek voor het stellen van vragen en sluit dan af met de belangrijkste punten uit je presentatie.

Inleiding vragen beantwoorden

1. Behandel je publiek met respect en beantwoord hun vragen zo oprecht en goed mogelijk.
2. In het geval dat iemand je provoceert, beantwoord deze vraag dan direct. Blijf beleefd en laat nooit merken dat je van je stuk gebracht bent door een vraag. Maak geen compromissen om de gemoederen te sussen, blijf bij je punt, maar houd het netjes. Dit lijkt moeilijk, maar waar het op neerkomt is assertiviteit.

Omgaan met vragen

1. Luister goed naar de vraag. Spreek je voor een groot publiek? Herhaal dan de vraag, zodat je zeker weet dat iedereen het heeft kunnen horen.
2. Weet je het antwoord op de vraag niet? Wees hier eerlijk over en bied aan om het later uit te zoeken. Zorg ervoor dat je ook daadwerkelijk je best doet om erop terug te komen, door bijvoorbeeld na afloop de naam en e-mailgegevens te vragen van degene die de vraag stelde.

Aangeven dat je iets niet weet is heel acceptabel en beter dan ter plekke gaan stamelen of liegen over het antwoord om maar iets te kunnen zeggen. Je hoeft niet alles te weten. En als je iets niet weet kun je er beter eerlijk over zijn dan doen alsof. Vertrouwen winnen van een publiek is een proces. Helaas is vertrouwen heel snel weer afgebroken wanneer mensen het gevoel krijgen dat je niet oprecht bent.

Een alternatieve aanpak: betrek je publiek bij de vraag

Spreek je voor een publiek dat goed op de hoogte is van de stof die je behandelt? Bijvoorbeeld een vakgroep. En weet je het antwoord niet op een vraag die gesteld wordt? Vraag dan aan je publiek of er iemand is die het antwoord misschien weet. De kans is groot dat jullie er samen uitkomen. Bijvoorbeeld: “Mijn collega daar is meer bekend op dit terrein dan ik ben, daarom zou ik haar willen vragen of zij hier wellicht wat meer over kan vertellen.” Als iemand geïnteresseerd is in het antwoord op de vraag, zal hij of zij het niet erg vinden dat je hulp vraagt aan iemand die beter dan jij in staat is om antwoord te geven op de vraag. Jij staat misschien wel op het podium, maar je hoeft niet álles te weten.