Een openbare bijeenkomst organiseren

Steeds meer organisaties vragen om de mening van het grote publiek voordat zij bepaalde plannen doorvoeren die van invloed zijn op werkgelegenheid, leefomgeving of sociale situatie. Doordat deze bijeenkomsten toenemen wordt het ook steeds belangrijker dat deze goed georganiseerd worden. Deze pagina geeft een overzicht van wat er komt kijken bij het organiseren van een openbare bijeenkomst.

Het plannen van een openbare bijeenkomst

Houd bij het plannen en organiseren van een openbare bijeenkomst rekening met het volgende:

De timing

De timing van een openbare bijeenkomst is erg belangrijk. Plan je dit verkeerd, dan is de kans groot dat je als organisatie verweten wordt dat je zaken voor het grote publiek probeert te verbergen. Ga daarom goed na wie er bij de bijeenkomst aanwezig moeten zijn en welke tijdstippen hen het beste uitkomen.

Bijvoorbeeld:

• Wil je graag dat mensen binnen de organisatie de bijeenkomst bijwonen? Plan de bijeenkomst dan tijdens kantooruren. Dan is de kans groot dat zij aanwezig zullen zijn, als zijnde onderdeel van hun werkzaamheden.
• Zijn de aanwezigen grotendeels mensen van buiten de organisatie die in hun vrije tijd naar de bijeenkomst komen? Dan is het slim om de bijeenkomst in de avonduren te plannen.

De locatie

Ook hier neem je de mensen waarvan je wilt dat ze de bijeenkomst bijwonen als uitgangspunt. De locatie moet groot genoeg zijn om al deze mensen een plek te geven of een plek die voor hen goed bereikbaar is. Zorg ervoor dat de locatie niet al te exclusief is wanneer deze wordt betaald met gemeentegeld. Dan voorkom je onnodige kritiek op dit vlak. Ga vooraf na of er voldoende parkeerplekken zijn in de buurt.

De voorzitter en/of neutrale gespreksleider

Vooral wanneer het onderwerp controversieel is, doe je er goed aan om een neutrale gespreksleider in te schakelen die ruime ervaring heeft met het faciliteren van grote evenementen. Personen die over het algemeen geschikt zijn voor deze rol zijn  een wethouder, een journalist of een adviseur die ervaring heeft met het voorzitten van openbare bijeenkomsten. Wanneer je een gespreksleider van buiten de organisatie kiest, zul je er rekening mee moeten houden dat je genoeg budget hebt om deze persoon te betalen.
Zorg ervoor dat je de voorzitter vooraf goed inlicht over het onderwerp en over de onderdelen waar mensen naar alle waarschijnlijkheid vragen over zullen hebben. Bepaal vooraf of deze persoon een afwachtende of juist een actieve rol in de discussie zal hebben.

Wie spreekt er namens de organisatie?

Net als bij het organiseren van een persconferentie is het belangrijk om goed na te denken wie er namens de organisatie het woord zal nemen en wat zijn of haar rol is.

Bijvoorbeeld:

• Wie presenteert het voorstel?
• Is er iemand die een aanvullende presentatie geeft over de details van het voorstel?
• Is er ruimte voor een vraag en antwoord sessie? Zo ja, welke experts vraag je in het panel?

Zeker als het gaat om delicate kwesties, zorg dan dat je vooraf samen oefent op lastige onderdelen.
Voor meer hierover, bekijk de pagina ‘Een persconferentie organiseren’ en de pagina ‘Crisiscommunicatie’.

De agenda

Bepaal vooraf de onderwerpen die besproken zullen worden en de lengte van deze topics. Betrek de voorzitter hierbij. Hij of zij heeft wellicht nuttige opmerkingen. Duurt de bijeenkomst langer dan twee uur? Zorg dan voor een koffiepauze halverwege. Zo voorkom je dat mensen vroegtijdige de zaal verlaten.

Wie nodig je uit?

Ga je publiek persoonlijk uitnodigen of is er een open inloop? Wanneer je voornamelijk bedrijven wilt voorlichten, dan werkt een persoonlijke uitnodiging het beste. Besef wel dat dit vanuit een bepaald oogpunt elitair kan lijken. Je wilt de mensen met de grootste bezwaren uiteraard niet uitsluiten van de optie om hun zorgen te uiten. Alleen bedrijven uitnodigen is vooral aan de orde wanneer je wilt praten over technische details van een plan of wanneer je input wilt vanuit een bepaalde groep experts en niet van individuen.
Als je bedrijven uitnodigt om afgevaardigden te sturen, geef dan duidelijk aan hoeveel personen zij mogen sturen en vertel daarbij dat je rekening moet houden met het aantal plaatsen. Geef organisaties voldoende tijd om geschikte mensen te vinden en te reageren op je verzoek.

Denk ook aan mensen met speciale behoeften. Komen er gehandicapte mensen naar de bijeenkomst? Houd dan rekening met eventuele rolstoelplaatsen. Is de bijeenkomst bedoeld voor jonge moeders, zorg dan voor kinderopvang tijdens de bijeenkomst.

Publiciteit

Kunnen mensen gewoon binnen lopen zonder uitnodiging? Denk dan goed na over welke publiciteit je geeft aan de bijeenkomst. Posters uitdelen binnen betrokken organisaties is een goed idee, evenals een melding op de lokale nieuwszender. Je kunt ook een advertentie in de krant plaatsen met daarin een verwijzing naar de website. Vraag lokale belangengroepen om je berichten over de bijeenkomst de delen met hun achterban.
Overweeg je om gegevens te verzamelen van de mensen in het publiek. Bedenkt dan goed wat je wilt weten en hoe je deze informatie gaat verzamelen. Je kunt het publiek bijvoorbeeld bij binnenkomst vragen om hun naam, adres en de reden van het bijwonen van de bijeenkomst op papier te zetten. Zorg voor voldoende pennen en papier.

Vragen en opmerkingen behandelen

Gedurende een openbare bijeenkomst vraag je naar opmerkingen en meningen van het publiek. Bepaal vooraf in welke vorm je dit gaat doen. Behandel je alle vragen na afloop in een vraag en antwoord sessie? Of mag het publiek gelijk vragen stellen? Overleg dit met je panel en de voorzitter en vertel het publiek wat het kan verwachten.

Een notulist

Het is belangrijk om tijdens de bijeenkomst aantekeningen te maken van wat er gezegd wordt. Je kunt een audio opname maken of iemand vragen om te notuleren. Welke optie je kiest hangt af van hoe volledig het verslag dient te worden. Het voordeel van een notulist is dat hij of zij de vragen die worden gesteld tijdens het evenement kan ordenen. Tegen het eind van de bijeenkomst heb je dat alle vragen op een rij en is het makkelijker om deze te beantwoorden. Zo geef je betere feedback op de gedachten van het publiek.

Geluidsinstallatie

Als het gaat om een formele bijeenkomst, zorg dan dat je geluidsinstallatie van hoge kwaliteit is. De kans is groot dat deze aanwezig is op de locatie, met name wanneer je een conferentiezaal hebt afgehuurd. Vindt de bijeenkomst plaats in een openbare ruimte? Dan is de kans aanwezig dat de geluidsinstallatie van mindere kwaliteit is. Zorg er in dat laatste geval voor dat er een aantal microfoons aanwezig zijn zodat het publiek zich goed verstaanbaar kan maken.
Weet je niet goed hoe je een geluidssysteem moet bedienen? Huur dan iemand in die dit voor je kan regelen.

Catering

De keuze voor wel of geen catering hangt af van de lengte van de bijeenkomst en het moment van de dag waarop deze plaatsvindt. Catering is vrij duur en is daardoor tegenwoordig minder gangbaar in de publieke sector. Duurt de bijeenkomst langer dan twee uur? Zorg dan in ieder geval voor koffie en thee. En duurt de bijeenkomst de hele dag, dan is het gebruikelijk om voor lunch te zorgen.

Positionering van de sprekers

Overweeg het volgende:

• Waar gaan de sprekers en het panel zitten tijdens de bijeenkomst? En is het de bedoeling dat alle sprekers gedurende de hele bijeenkomst aanwezig zijn, of mogen zij na hun deel van de presentatie vertrekken als ze dat willen?
• Hoeveel stoelen heb je nodig? En waar ga je deze neerzetten? Zorg altijd voor een extra voorraad, voor het geval er meer mensen komen opdagen dan je had verwacht.

Na afloop

Denk goed na over hoe je wat er gezegd is tijdens de bijeenkomst gaat terugkoppelen. Het is belangrijk dat je het publiek laat weten wat het vervolg zal zijn van de procedure. Hoe gaat het vanaf hier in zijn werk? Wat gaat er nu gebeuren? Wat kunnen zij verwacht? Doe dit ook voor jezelf. Op deze manier ben je een heleboel e-mailtjes en telefoontjes voor, die je afleiden van de belangrijke doelen die je na het evenement hebt.

Tot slot

Deze pagina biedt korte richtlijnen voor de onderdelen waar je rekening mee dient te houden tijdens het organiseren van een publieke bijeenkomst. Het belangrijkste om te onthouden is dat de bijeenkomst draait om de mening van het publiek. Zij willen iets bijdragen en het is jouw taak om dit zo goed mogelijk te faciliteren.