Voorbereiden van een presentatie

Het belangrijkste onderdeel van een succesvolle presentatie is de voorbereiding ervan. De basis van een presentatie is namelijk cruciaal. Zorg er daarom voor dat je zoveel mogelijk tijd besteed aan de voorbereiding. Een goede voorbereiding dwingt je om goed na te denken over je onderwerp en de boodschap die je wilt overbrengen. Hierdoor ga je zelfverzekerd de presentatie in.

De voorbereiding van een presentatie bestaat uit een aantal elementen. We zullen deze onderdelen achtereenvolgens bespreken:

• Het doel
• Het onderwerp
• Het publiek
• De setting
• Het tijdstip
• De tijdsduur van je presentatie

Het doel

Je bent gevraagd om te spreken voor een groep mensen. Waarom? Wat is de reden van de presentatie? Wat is het doel? Wat verwacht het publiek van de presentatie? En wat verwacht je er zelf van? Het is zinvol om op papier te zetten waarom je bent gevraagd om te spreken. Gebruik dit als een reminder waar je op terug kunt pakken tijdens het voorbereiden van de presentatie. Er zijn een hoop redenen om een presentatie te geven, maar verlies de initiële vraag niet uit het oog.

Het onderwerp

Je onderwerp vloeit als het ware voort uit het doel van de presentatie, maar de manier waarop je invulling geeft aan het doel kan variëren.

Bijvoorbeeld:

• Het onderwerp wordt voor je bepaald door de organisatie die je heeft gevraagd om te spreken
• Je bent expert op een bepaald vlak en wordt gevraagd om over je ervaringen te vertellen
• Je bent vrij om, binnen bepaalde richtlijnen, zelf invulling te geven aan het onderwerp

Het publiek

Het is de moeite waard om stil te staan bij het publiek dat aanwezig zal zijn, voordat je aan de slag gaat met de voorbereidingen van de presentatie. Houd daarbij rekening met het volgende:

• De groepsgrootte. Hoeveel mensen verwacht je in de zaal?
• De gemiddelde leeftijd van het publiek
• Vrouwen / mannen?
• Luistert je publiek op eigen initiatief naar de presentatie of zitten zij in bepaalde mate gedwongen in de zaal?
• Luistert je publiek onder werktijd naar de presentatie of in hun vrije tijd?
• Wat weet het publiek al van je onderwerp?
• Is het je taak om het publiek te informeren, iets te leren, of te stimuleren?
• Is humor gepast? Zo ja, hoe ver kun je gaan met een grap?

De setting

Zorg dat je zoveel mogelijk voorkennis hebt over de plek waar je zult spreken. Neem vooraf een kijkje in de zaal. Het kan je helpen om alvast vertrouwd te raken met de omgeving. Het helpt je om angsten te onderdrukken wanneer je de plek kunt visualiseren tijdens de voorbereiding van de presentatie. Ook helpt het om vooraf te testen hoe je stem overkomt in de zaal.

Let op het volgende, voor zover dat mogelijk is:

• De afmetingen van de zaal
• De opstelling van de stoelen en of deze kan worden aangepast
• De beschikbaarheid van techniek zoals een microfoon, beamer, computer, etc.
• De mogelijkheid om een spreadsheet te tonen tijdens de presentatie
• Zijn er gordijnen aanwezig om de zaal eventueel te verduisteren tijdens een spreadsheet presentatie? Daarbij stelt de mogelijkheid om de zaal te verduisteren je in staat om een passende sfeer te creëren.
• De mogelijkheid om het licht te dimmen in de zaal. Dit kan van pas komen tijdens het tonen van visuele ondersteuning zoals een videofragment of spreadsheet presentatie
• Is er een mogelijkheid om bijkomende geluiden te dempen? Door bijvoorbeeld tussendeuren tof ramen te sluiten.
• Is het mogelijk om dichtbij te parkeren? Dit kan handig zijn wanneer je spullen moet verplaatsen van je auto naar de locatie van de presentatie.

Het tijdstip

Als spreker ben je vaak gebonden aan een vooraf vastgesteld tijdstip waarop je bent gevraagd te spreken. Als je vrij bent in het kiezen van een tijdstip, let dan op het volgende:

Ochtend

De ochtend is het beste moment van de dag om een presentatie te geven. Mensen zijn dan alert. Een presentatie aan het einde van de ochtend kan een uitdaging zijn, omdat het dan tegen lunchtijd loopt en mensen afgeleid kunnen worden door een hongerig gevoel.

Middag

Vlak na de lunch is geen fijn tijdstip om een presentatie te geven. Mensen voelen zich dan vaak loom en slaperig vanwege een after-dinner dip. Halverwege de middag is beter, maar naar het einde van de middag toe beginnen mensen vaak na te denken over het ophalen van kinderen, een file die ze willen vermijden of boodschappen die nog moeten worden gehaald.

Avond of weekend

Een presentatie die in de avonduren of in het weekend plaatsvindt wordt meestal bijgewoond door mensen die uit vrije wil aanwezig zijn. Dit zorgt voor een hogere mate van betrokkenheid bij het publiek. Houd in de avond rekening met een reguliere bedtijd, zodat je publiek niet halverwege je presentatie de zaal verlaat.

De tijdsduur van je presentatie

Zorg dat je vooraf weet hoe lang je wordt geacht te spreken. Ga na of dit inclusief ruimte voor vragen en discussie is. Zijn er ook andere sprekers die wat vertellen? Zo ja, wanneer ben jij aan de beurt? Zorg ervoor dat je nooit als laatste spreekt. In het geval dat er nog anderen na je komen, zorg er dan voor dat je het publiek niet overweldigd met informatie. Mensen vinden het moeilijk om voor een lange periode geconcentreerd te luisteren. Dit wetende doe je er goed aan om je verhaal bondig, gestructureerd en interessant te houden en beperk je verhaal tot maximaal 45 minuten.