Wat is een presentatie?

Het presenteren van informatie

Een presentatie is het formeel presenteren van informatie en bestaat uit twee onderdelen. Presentatie vaardigheden en persoonlijke presentatie. Deze twee aspecten van presenteren hebben veel overeenkomsten. Deze hebben betrekking op de voorbereiding, het presenteren zelf en het gebruik van verbale en non-verbale communicatie tijdens een presentatie.

Communicatiemiddel

Een presentatie is een communicatiemiddel dat wordt ingezet tijdens verschillende situaties. Het spreken voor een groep, tijdens een vergadering of wanneer je aanwijzingen geeft aan een team. Een presentatie is een brede term waarmee ook andere situaties worden aangeduid die betrekking hebben op het spreken voor een groep. Denk hierbij aan een speech tijdens een bruiloft of het uiteenzetten van een argument tijdens een videocall.

Duidelijke boodschap

Een presentatie vraagt om een duidelijke boodschap die je wilt overbrengen aan je publiek. Vaak bevat deze boodschap overredende elementen waarmee je het publiek overtuigt van jouw standpunt. Een voorbeeld: je presenteert de positieve effecten van jouw organisatie, omdat je werknemers wilt inspireren om voor jou te komen werken, of om ervoor te zorgen dat je een aanvullende subsidie krijgt voor een project. In een presentatie communiceer je jouw gedachten en ideeën naar een publiek. Om een doeltreffende presentatie te geven is het noodzakelijk om deze stap-voor-stap voor te bereiden. Het is belangrijk om daarbij na te denken over je doel en de middelen die je tot je beschikking hebt.

Lees meer hierover op de pagina Voorbereiden van een presentatie.

De belangrijkste elementen van een presentatie:

De context

Stel jezelf de volgende vragen om erachter te komen wat de context is van jouw presentatie:

• Waar en wanneer vindt de presentatie plaats?

Het maakt veel uit of je in een kleine kamer bent met natuurlijk licht en een informele setting, of dat je in een enorme vergaderzaal in de spotlights staat. Je locatie vraagt om een aangepaste presentatie techniek.

• Spreek je in een ruimte die voor jou vertrouwd is, of kom je er voor het eerst?

Wanneer je als spreker niet bekend bent met de locatie van je presentatie is het verstandig om de locatie vooraf te bezoeken. Of op zijn minst wat eerder te komen om vertrouwd te raken met de ruimte.

• Is de setting van de presentatie formeel of informeel?

Een werkgerelateerde setting is meestal formeel, maar dit kan variëren per situatie.

• Heb je een groot of klein publiek? En bestaat het publiek uit bekenden?

Als je nog geen relatie hebt met het publiek is het belangrijk om hierin te investeren, om mensen aan jouw kant te krijgen.

• Welke technische faciliteiten heb je tijdens de presentatie tot je beschikking? En welke wordt je geacht te gebruiken?

Vraag in het bijzonder naar de mogelijkheden om een microfoon te gebruiken en of het van je verwacht wordt dat je beweegt op het podium of niet.

• Wat willen mensen opsteken van jouw verhaal?

Al deze aspecten zijn bepalend voor de vorm van je presentatie. Ga na hoe je zal worden aangekondigd om te kunnen voldoen aan de verwachtingen bij het publiek.

De spreker

De spreker communiceert met het publiek en heeft de leiding over de presentatie. Realiseer dat leiding geven ook kan betekenen dat je het woord geeft aan je publiek, om interactie te stimuleren.

Het publiek

Ontvangers interpreteren de boodschap aan de hand van hun eigen ervaringen, hun kennisniveau en hun persoonlijke normen en waarden.

De boodschap

De boodschap is het verhaal dat de spreker het het publiek vertelt. Een boodschap wordt niet alleen verteld door wat de spreker met woorden zegt (verbale communicatie). Vaak wordt deze ondersteund door stemgeluid, lichaamstaal, gebaren, oogcontact (non-verbale communicatie) en visuele hulpmiddelen. Hoe de boodschap overkomt wordt ook bepaald door de verwachtingen van het publiek. Voldoe je aan hun verwachtingen? Dan is je publiek eerder geneigd om jouw boodschap voor waarheid aan te nemen.

Feedback

De reactie van het publiek is voor een groot deel afhankelijk van de mate waarin jij als spreker in staat bent om de boodschap duidelijk te communiceren. Ook spelen verwachtingen een rol. Als spreker heb je weinig controle over de verwachtingen van het publiek. Verdiep je in wat er door de organisatie vooraf over jou is gecommuniceerd met het publiek. Dus, wanneer je in staat bent om te voldoen aan de verwachtingen die hieruit voortkomen, ben je in staat om een waardevolle presentatie te geven.

De methode

Hoe wordt de presentatie gegeven? Presentatie worden doorgaans gegeven aan een publiek. Er zijn ook situaties waarin een presentatie wordt gegeven op afstand, waarbij er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van Skype. Wanneer de presentatie op internet wordt gepost, denk er dan aan dat deze informatie jarenlang beschikbaar blijft. Probeer tijdsgebonden referenties in dat geval te beperken.

Obstakels

Er zijn een aantal externe factoren die bepalen in hoeverre jouw boodschap goed overkomt op het publiek. Achtergrondgeluiden, de temperatuur of het moment van de dag kunnen de mate waarin je publiek geconcentreerd is beïnvloeden. Als spreker is het verstandig om voorbereid te zijn op dit soort obstakels. Dus, probeer om je publiek hoe dan ook bij de les te houden.

Wil je zelfverzekerd kunnen presenteren? Meld je dan aan voor onze cursus ‘Overtuigen, spreken en presenteren’.