Spreken tijdens een conferentie

Het grootste deel van de informatie op onze pagina’s is van toepassing op presenteren voor zowel een groot als klein publiek. Toch zijn er een aantal zaken die specifieke aandacht vragen wanneer je spreekt voor een grote groep of conferentie.

De structuur van een grote conferentie

Met groot bedoelen we een zaal met meer dan 100 mensen. Gewoonlijk spreken hier meerdere mensen op een dag en is er een strikt programma. Het kan voorkomen dat er meerdere presentaties gelijktijdig plaatsvinden. In grotere en kleinere zalen. Er zijn ook gezamenlijke sessies, waarbij iedereen wordt geacht om eenzelfde presentatie bij te wonen. Dit wordt ook wel ‘plenary’ genoemd. Kleinere presentatie worden soms ‘workshops’ genoemd en zijn slechts toegankelijk voor een kleine groep mensen.

Keynote speech

De dag begint meestal met een gemeenschappelijke (plenary) sessie, dit wordt ook wel de dagopening of ‘keynote speech’ genoemd. Hierin wordt meestal het thema dan de dag ingeleid. De stoelopstelling is meestal verdeeld in brede rijen. Soms komt het ook voor dat er wordt gekozen voor een ‘café opstelling’ waarbij er groepen van 10 of 12 stoelen worden gemaakt. Dit gebeurt vaker tijdens interactieve presentaties waarbij het publiek ook met elkaar kan overleggen over het onderwerp.

Waar moet je op letten als spreker?

• Je positie op het podium
• Je materiaal
• Lampen
• Omgaan met zenuwen

Je positie op het podium

Tijdens een grote conferentie sta je als spreker meestal op een podium. Afhankelijk van het type conferentie zal er een lessenaar staan. Overduidelijk zal de ruimte groot zijn. Dit betekent dat je fysiek gescheiden bent van je publiek, zowel door lampen die op je schijnen als door de hoogte van je podium.

Je materiaal

Tijdens een conferentie kun je er vanuit gaan dat er professionele audiovisuele apparaten aanwezig zijn. Er zal je gevraagd worden om vooraf je presentatie te sturen, zodat de organisatie ervoor kan zorgen dat alles op het juiste moment voor je klaar staat. Spreek je voor een hele grote zaal, dan kan het voorkomen dat er camera’s op je gericht zijn die jouw presentatie op een groot scherm projecteren zodat de hele zaal je goed kan zien.

Lampen

Een grote zaal heeft meestal relatief weinig natuurlijke lichtinval. Daarom wordt er vaak gebruik gemaakt van podiumlampen. Deze schijnen vaak fel jouw kant op, waardoor je niet meer in staat bent om je publiek te zien of oogcontact te maken met mensen in het publiek.

Omgaan met zenuwen

Voor sommige mensen geldt: hoe groter de groep hoe groter de zenuwen. Dit heeft er vooral mee te maken dat je de mensen in het publiek niet kent en de gedachte aan de mogelijkheid tot complete afgang wanneer je een fout maakt. Je kunt je publiek niet peilen, kunt geen contact maken en hebt daardoor minder invloed op hoe zij je presentatie zullen ervaren. Dit kan voor extra zenuwen zorgen en dat is heel normaal.

Bekijk de pagina ‘Omgaan met zenuwen‘ voor meer informatie over dit onderwerp.

Hoe maak je contact met je publiek?

In een grote zaal is het vanwege hierboven genoemde redenen moeilijk om contact te maken met je publiek.

Een aantal tips:

• Varieer in je stemgeluid om bepaalde emoties te benadrukken.
• Draag warmte en vriendelijkheid uit en benadruk dat je het leuk vind om te gast te mogen zijn.
• Kijk goed rond, zoals je zou doen wanneer je de zaal wel zou kunnen zien, en glimlach.
• Betrek je publiek bij je verhaal. Maak grapjes, stel vragen en maak opvallende statements.
• Wees vertrouwd met de inhoud van je presentatie. Dat zorgt ervoor dat je makkelijker kunt ontspannen.

Indien het mogelijk, probeer dan oogcontact te maken met deze mensen en glimlach naar ze. Doe net alsof je het verhaal alleen aan hen vertelt. De rest van het publiek zal hier niets van merken en het zal jou helpen om te ontspannen. Uiteindelijk draait het natuurlijk om de boodschap.
Het zal je wellicht wat meer moeite kosten om het publiek bij je verhaal te betrekken, maar als het lukt maak je ook gelijk meer impact op een heleboel mensen. Houd dat in je achterhoofd, dan zal je inspanning de moeite waard zijn!

Zie ook: ‘Je persoonlijke voorkomen tijdens een presentatie’