Praktische zaken rondom een presentatie

Hoe je omgaat met de praktische zaken rondom je presentatie, draagt in grote mate bij aan het succes ervan. Want bij een goede presentatie gaat het niet alleen om een goed verhaal, ook praktische zaken zijn goed geregeld. We vertellen je stap voor stap hoe je deze praktische zaken het beste kunt voorbereiden.

Opstelling van de zitplaatsen

Als er losse stoelen beschikbaar zijn in de ruimte waar je je presentatie geeft, kun je deze rangschikken naar het aantal mensen dat je verwacht. Het is belangrijk dat iedereen je kan zien en horen. Zorg ervoor dat er geen obstakels zijn die het zicht op bijvoorbeeld het podium of het projectiescherm belemmeren. Houd er ook rekening mee dat mensen achterin de zaal vaak een beperkt zicht hebben. Je kunt hier als spreker rekening mee houden door belangrijke opmerkingen bovenaan een slide te plaatsen.

Laatste check

Zorg dat je op tijd komt. Dat geeft je de kans om de zaal te checken op de volgende punten:

• Zijn er voldoende zitplekken?
• Zijn er voldoende stopcontacten beschikbaar voor je elektronische apparaten?
• Werken je (elektronische) hulpmiddelen naar behoren?
• Is de microfoon klaar voor gebruik?
• Staat er een lessenaar of bureau.
• Gaat een andere spreker je voor, zorg er dan voor dat jouw video of PowerPoint gemakkelijk klaar staat voor gebruik.
• Neem 5 minuten voor je presentatie de tijd om even tot jezelf te komen en je aantekeningen nog eens door te lezen.

Het is heel normaal om zenuwachtig te zijn voor een presentatie.Door een goede voorbereiding voel je je zelfverzekerder. Zorg er dus voor dat je genoeg oefent om je zenuwen te kunnen onderdrukken. Voor meer tips, kijk op de pagina Omgaan met zenuwen.

Opbouwen van een relatie met je publiek

Als je spreekt in een semi-formele of formele setting is de kans groot dat je vooraf wordt aangekondigd. Neem de tijd om op je plek te gaan staan, maak oogcontact met het publiek en -heel belangrijk- glimlach. Word je geïntroduceerd? Bedank diegene altijd vriendelijk voor de introductie. Ga altijd staan om je presentatie te geven, tenzij je voor een kleine groep of volkomen informele setting spreekt. Zo kan iedereen je goed zien. Kin omhoog en maak oogcontact met het publiek gedurende de hele presentatie. Op die manier kun je de stemming en de reacties in het publiek blijven peilen. Maar vooral: wees oprecht en enthousiast!

Meer weten? Kijk dan eens op de pagina ‘Persoonlijke voorkomen tijdens een presentatie‘.

Stemgeluid en taalgebruik

Of je de aandacht van het publiek vast kunt houden tijdens je presentatie is afhankelijk van een aantal factoren. Uiteraard gaat het voor een groot deel om wát je vertelt, maar besteed ook aandacht aan hóe je je verhaal vertelt:

• Volume – zorg dat je hoorbaar bent voor iedereen in het publiek.
• Helderheid – zorg dat je duidelijk spreekt zodat je verstaanbaar bent.
• Varieer in volume – om je verhaal meer schwung te geven.
• Snelheid – spreek langzaam zodat je publiek je goed kan volgen.
• Taalgebruik – houd het simpel en vermijd clichés of vakjargon.

Besturen van het geluidssysteem en microfoon

Als je spreekt in een grote ruimte, kun je baat hebben bij een geluidssysteem waardoor je beter hoorbaar bent. Dit kan ook van pas komen als de presentatie wordt opgenomen.

Een aantal dingen om te onthouden:

• Weet wanneer de microfoon aan of uit staat.
• Check of de microfoon draadloos is of een snoer heeft. Dit heeft invloed op je bewegingsvrijheid op het podium.
• Zorg dat je ergens een zak hebt in de kleding die je draagt. Bijvoorbeeld een broekzak waar je de microfoon aan kunt vastmaken op de momenten dat je hem niet gebruikt.
• Vermijd grove juwelen, deze kunnen in botsing komen met de microfoon, wat zorgt voor nare en storende geluiden.
• Pas je volume niet aan, maar praat op je gebruikelijke toon en op een normaal volume.
• Ben je verkouden? Probeer te voorkomen dat je niest, hoest of snift in de microfoon.
• Zeg nooit iets waarvan je niet wilt dat de hele zaal het hoort. Zo voorkom je dat je jezelf of anderen voor schut zet.

Positie en lichaamstaal

Waar je staat en hoe je beweegt op het podium heeft effect op hoe het publiek op jou reageert. Stel je voor. Jij staat achter een lessenaar, het grootste gedeelte van je lichaam is onzichtbaar voor je publiek. Daardoor is je lichaamstaal moeilijk te lezen. In het algemeen zijn lessenaars dus een slecht idee. Het bedienen van een computer of het snoer van een microfoon kunnen je beperken in je bewegingsvrijheid. Is dit niet het geval, probeer dan losjes over het podium te bewegen. Je kunt altijd even terug gaan naar de lessenaar om iets te pakken of om de volgende slide te tonen.

Soms zit het niet mee en staat de microfoon op de lessenaar. Leg dit uit aan je publiek en probeer de microfoon of lessenaar dusdanig te draaien dat je naast de lessenaar kunt gaan staan zodat je volledig zichtbaar bent voor je publiek. Het voelt misschien een beetje onwennig om naast de lessenaar te staan, maar je publiek heeft er waarschijnlijk alle begrip voor als je hen uitlegt dat je het doet om beter zichtbaar te zijn.

Zenuwtrekjes die je beter in bedwang kunt houden:

• Hand in je broekzak.
• Van het ene been naar het andere been hupsen.
• Van voren naar achteren bewegen op de bal van je voet.
• Je blik op één persoon fixeren, op het plafond of de muur achterin de zaal.
• Frunniken aan een pen, je haar, oorbellen, stropdas of horloge.