Een persconferentie organiseren

Een persconferentie is een media evenement. Deze zijn ontworpen om ofwel positieve persaandacht te genereren, om een crisis te melden of om iets aan te kondigen vanuit de organisatie. Een nieuw beleid, product of dienst.

Een persconferentie is niet te vergelijken met een reguliere presentatievorm. De gevolgen kunnen enorm zijn wanneer een persconferentie in het honderd loopt. Het is daarom de moeite waard om een persconferentie in goede banen te leiden.

Wanneer geef je een persconferentie?

Er zijn talloze manieren om media aandacht te krijgen. Een persconferentie is alleen geschikt in de volgende gevallen:

• Wanneer je groot nieuws hebt. Het organiseren van een persconferentie is een flinke klus. Begin er niet aan, tenzij je zeker weet dat er een hoop mensen zijn die op de hoogte moeten worden gebracht van het nieuws.
• Wanneer het nieuws op het punt staat om naar buiten te komen. Geen enkele zichzelf respecterende journalist zal op komen dagen als het nieuws al verspreid is. Het moet wel ‘nieuws’ zijn. De enige uitzondering is een reactie op een ramp of crisis, maar zelfs dan moet een persconferentie het eerste moment zijn waarop de pers in de gelegenheid is om vragen te stellen.
• Als de pers erom vraagt. Als er niemand om vraagt, dan is er waarschijnlijk ook niemand die het wil weten. Het juiste moment om een persconferentie te geven is wanneer je telefoon roodgloeiend staat doordat er zoveel mensen om informatie vragen.

Organisatie van een persconferentie

Een grote organisatie heeft meestal een pr-afdeling die de persconferentie regelt. Zo niet, overweeg dan het volgende:

Timing

Onze 24-uurs maatschappij heeft het landschap van de persconferentie sterk veranderd, maar het is nog altijd de moeite waard om rekening te houden met bepaalde nieuwsuitzendingen waarin je nieuws kan worden getoond. Met een persconferentie halverwege de ochtend maak je de meeste kans om gedurende de dag in zoveel mogelijk uitzendingen te komen. Midden in de week, op een woensdag, is over het algemeen een goed moment, aangezien het dan meestal wat rustiger is op nieuwsredacties.

Locatie

Een persconferentie hoeft niet per definitie plaats te vinden op een sjieke locatie. Een reguliere vergaderzaal is goed genoeg, zolang er een geschikte tafel staat en er genoeg ruimte is voor journalisten om te zitten. Reageer je op een ramp of crisis? Dan is het beter om de persconferentie te houden op de locatie waar het probleem zich afspeelt. Al is het alleen maar om aan te tonen dat je er bovenop zit. Het belangrijkste is dat de locatie goed bereikbaar is voor de pers en dat al het benodigde materiaal aanwezig is.

Materiaal

Zorg voor een professioneel geluidssysteem en goed werkende microfoons. Huur deze desnoods van een pr bedrijf dat je kan adviseren over de mogelijkheden. Schakel voor de zekerheid een geluidstechnicus in die problemen kan oplossing, in het geval die zich voordoen. Soms kan niet alle pers bij de persconferentie aanwezig zijn. Vanwege bijvoorbeeld een af te leggen afstand. Maak voor hen een video opname van de persconferentie, zodat zij deze toch kunnen uitzenden. Vaak is het zo dat leden van de pers ter plekke ook foto’s nemen en deze plaatsen op sociale media. Zorg ervoor dat er een goed internet- of wifi-signaal is in de kamer.

Media toolkit

Het is gebruikelijk om tijdens een persconferentie een folder of flyer uit te delen met daarin een officieel persbericht,  aanvullende informatie over de aanwezigen en belangrijke quotes van belangrijke mensen binnen de organisatie. Vermeld op deze folder of flyer ook een website die de pers kan bezoeken voor meer meer informatie.

Woordvoerder(s)

Wie moeten er spreken tijdens de persconferentie? Wie is er binnen de organisatie het meest geschikt om dit te doen? Kies mensen die geloofwaardig overkomen en die in staat zijn om de boodschap goed over te brengen en eventuele vragen te beantwoorden. Doe je er goed aan om stakeholders uit te nodigen? Is het goed om hen ook aan het woord te laten? Of is het goed om hen erbij te hebben om eventuele vragen te beantwoorden in een interview achteraf? Idealiter wil je niet meer dan twee officiële sprekers, maar zorg ervoor dat iedereen die vanuit de organisatie aanwezig is, in staat is om achteraf interview vragen te beantwoorden. Zo geef je journalisten die te laat waren toch nog de kans om het hele verhaal te horen.

Display

Zorg ervoor dat de muur achter de sprekerstafel kaal is, dat er niks afleidt op de achtergrond en dat het logo van de organisatie ergens in beeld is.

Gespreksleider

Overweeg om een gespreksleider in te schakelen. Deze kan de sprekers introduceren of de vragen die gesteld worden doorspelen naar de juiste persoon. Dit kan een ervaren pr manager zijn vanuit de organisatie, maar ook een journalist waarmee je bevriend bent.

De pers uitnodigen

Het klinkt logisch, maar vergeet vooral niet de lokale en/of nationale pers uit te nodigen voor de persconferentie!

Tijdens de persconferentie

Er zijn twee onderdelen belangrijk tijdens een persconferentie: het presenteren van je informatie en het reageren op vragen.

Informatie presenteren

Er is eigenlijk maar één belangrijke regel: houd het kort. Vertel wat je te vertellen hebt en stop daarna. Als er meer dan twee mensen zijn die wat zeggen, geef dan aan dat zij ieder ongeveer drie tot vijf punten mogen maken van ieder ongeveer drie tot vijf minuten. De totale persconferentie zou ongeveer 45 minuten moeten duren, inclusief vragen. Gebruik GEEN PowerPoint of andere visuele hulpmiddelen. Focus op het verhaal dat je wilt vertellen. Journalisten hebben het over het algemeen druk: geef ze een verhaal dat ze kunnen gebruiken, dan maak je het ze een stuk makkelijker om over je te schrijven. Geef je ze onbruikbaar materiaal, dan verzinnen ze zelf vast wel iets. De vraag is dan of jij daar ook blij mee bent.

Het beantwoorden van vragen

Dit is waarschijnlijk het meest uitdagende gedeelte van de persconferentie. Aangezien je nooit 100% zeker weet welke vragen je kunt verwachten of hoe je de vraag gaat beantwoorden. Je doet er goed aan om de vragen vooraf te oefenen met een collega die doet of hij een journalist is. Beslis vooraf welke spreker er op bepaalde vragen gaat beantwoorden. Zorg ervoor dat de gespreksleider signaleert wanneer een vraag zover off topic is dat jullie hier niet op in gaan. Dit met name in het geval van vijandige vragen. De gespreksleider kan iets zeggen als: ‘Ik ben bang dat deze vraag buiten ons onderwerp van vandaag valt. Zijn er mensen die vragen willen stellen over het hetgeen dat we hebben besproken vandaag?’
Pas op voor journalisten die je proberen om je woorden in de mond te leggen. Zij vissen vaak naar een mooie quote die kan dienen als headline.

Wil je meer informatie over het communiceren van slecht nieuws ten tijde van een ramp of crisis? Kijk dan op de pagina ‘Crisiscommunicatie’.

Na afloop

Het is goed om na afloop van de persconferentie te vragen of iedereen zo voldoende informatie heeft. Vooral wanneer er diezelfde dag nog een andere persconferentie heeft plaatsgevonden, waardoor sommige team het niet op tijd gered hebben om naar jouw persconferentie te komen. Zij moeten het doen met de informatie die je ze hebt gegeven in de folder of flyer. Bel deze mensen even na om te checken of ze met behulp van de folder uit de voeten kunnen met hun verhaal. Deel het nieuws vooral ook zelf via je eigen sociale media kanalen op op de website. Zo creëer je maximaal bereik.